SOP Rekonsiliasi Inventori Fisik & Prosedur Backfill Jurnal ERP Sektor Peternakan

Nomor Dokumen: SOP/BUMDES/PTR/LOG-SYNC-001 Edisi / Revisi: 2026.2 / Rev. 1.0 Unit Kerja: Sektor Peternakan (Reguler PTR-REG & Ketapang KTPG-TERNAK) Tanggal Efektif: 22 Oktober 2026

---

1. Tujuan & Landasan Operasional#

Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) ini diterbitkan untuk menjamin:

1. Integritas Dual-Track: Kuantitas fisik barang pada modul Monitoring Stok & Logistik (stock_movements, warehouse_stocks, dan products.current_stock) selalu selaras 100% (zero discrepancy) dengan saldo akun persediaan pada Buku Besar akuntansi ERP (journal_entries & SAK EP).
2. Keterlacakan Kegagalan Sinkronisasi: Setiap kegagalan sistematis saat pencatatan log biologis harian (postDailyLog) otomatis terekam pada tabel audit livestock_sync_errors dan memicu peringatan visual pada dashboard operasional.
3. Prosedur Pemulihan Mandiri (Self-Healing): Memberikan panduan taktis bagi Kepala Unit dan Tim Akuntansi untuk menjalankan fitur Backfill ERP (baik simulasi Dry Run maupun eksekusi pemulihan) tanpa memerlukan intervensi langsung ke database SQL.

---

2. Arsitektur Hubungan Modul Fisik vs Modul Akuntansi#

Sistem ERP BUMDes memisahkan pencatatan operasional menjadi dua lapisan yang saling terhubung secara otomatis:

[ Lapisan 1: Fisik & Operasional ]
 ├─ Log Harian Peternakan (livestock_daily_logs)
 │ └─ Catat pakan habis (kg), panen telur (butir/kg), mortalitas (ekor)
 ├─ Mutasi Stok Pergudangan (stock_movements)
 │ └─ Catat tipe masuk (in), keluar (out), penyesuaian (adj)
 └─ Saldo Fisik Fasilitas Gudang (warehouse_stocks)
 └─ Terhubung ke master produk (products.current_stock)

 │ Dipicu otomatis oleh: syncLivestockToERP()
 ▼

[ Lapisan 2: Akuntansi Keuangan SAK EP ]
 ├─ Jurnal Memorial Harian (journal_entries)
 │ └─ Format nomor: LIV-[KODE_SIKLUS]-[YYYYMMDD]
 └─ Baris Buku Besar (journal_line_items)
 ├─ [Debit] Beban Pakan Ternak (Akun 5-201.xx)
 ├─ [Kredit] Persediaan Pakan Jadi (Akun 1-105)
 ├─ [Debit] Persediaan Telur (Akun 1-105.02)
 └─ [Kredit] Pendapatan Produksi Peternakan (Akun 4-100.xx)

Prinsip Utama: Setiap pergerakan fisik barang wajib memiliki padanan finansial pada tanggal yang sama. Apabila jurnal gagal terbentuk, sistem tidak membatalkan log fisik pengguna, melainkan mencatat status audit error untuk diselesaikan melalui modul Backfill.

---

3. Studi Kasus & Pelajaran: Rekonsiliasi Inventori Peternakan Ketapang#

3.1. Latar Belakang Masalah

Pada pemeriksaan audit per 22 Oktober 2026, ditemukan anomali tampilan pada modul Monitoring Stok & Logistik:

• Unit Peternakan (Reguler): Menampilkan nilai stok fisik Rp 36.889.780 dengan 7 rekaman mutasi masuk per 02 Oktober 2025 (Ref: MEMO-20251002-BIOLIV-02 / MEMO-20251002-PTR-02).
• Unit Peternakan (Ketapang): Menampilkan nilai stok fisik Rp 0 dan 0 rekaman mutasi, padahal jurnal akuntansi pengadaan perdana tanggal 21 Oktober 2025 senilai Rp 92.865.500 (MEMO-20251021-KTPG-01) telah sah dibukukan.

3.2. Akar Masalah Teknis

Pada migrasi data historis terdahulu (Migration 243), transaksi belanja baru diinput ke tabel akuntansi journal_entries, tetapi entri penerimaan fisik gudang (Goods Receipt) ke tabel stock_movements dan warehouse_stocks terlewat. Karena halaman stok membaca langsung dari tabel pergudangan fisik, inventori Ketapang terbaca kosong.

3.3. Tindakan Korektif (Migration 262)

Telah diterapkan Migration 262 (262_seed_ketapang_october_2025_physical_inventory.sql) yang membukukan 7 mutasi penerimaan fisik ke Gudang Pakan & Sarana Ketapang (GDG-KTPG-PAKAN):

Hasilnya, nilai stok fisik Ketapang kini muncul sebesar Rp 14.417.500 pada modul stok (setelah dikurangi kategori peralatan inventaris tetap sesuai kebijakan akuntansi).

---

4. Prosedur Penggunaan Panel Backfill ERP#

Fitur Backfill Jurnal ERP disediakan bagi Supervisor / Kepala Unit untuk meninjau dan memperbaiki log biologis yang kehilangan jurnal finansialnya.

4.1. Lokasi Antarmuka

Masuk ke menu navigasi:

Dashboard -> Sektor Peternakan -> Pengaturan COA URL: /dashboard/peternakan/pengaturan?unitId=[UNIT_ID]

Panel Sinkronisasi Ulang Jurnal ERP terletak di bagian bawah halaman pengaturan unit.

4.2. Langkah-Langkah Operasional

1. Verifikasi Pola Unit: Pastikan pola kode unit sesuai dengan target unit kerja (contoh: KTPG% untuk seluruh sub-unit Ketapang, atau PTR% untuk Peternakan Reguler).
2. Tentukan Rentang Tanggal: Masukkan tanggal awal (Dari Tanggal) dan tanggal akhir (Sampai Tanggal) periode yang dicurigai belum tersinkronisasi.
3. Tahap 1 - Dry Run (Wajib Dilakukan Dahulu):

• Klik tombol "Dry Run (Preview Saja)".
• Sistem akan memindai seluruh log harian pada rentang tersebut dan mencocokkannya dengan pola jurnal LIV-* yang sudah ada di database.
• Hasil tinjauan akan menampilkan ringkasan statistik:

• Log Diperiksa: Total log yang ditemukan.
• Sudah Ada Jurnal: Log yang sudah sinkron (dilewati otomatis).
• Perlu Backfill: Log yatim (orphaned) yang belum memiliki jurnal.

4. Tahap 2 - Eksekusi Backfill:

• Jika pada hasil Dry Run terdapat log berstatus Perlu Backfill, klik tombol "Jalankan Backfill".
• Sistem akan memproses pencatatan jurnal akuntansi otomatis per tanggal log, mengkredit persediaan pakan, mendebit biaya pakan, dan mencatat aset hasil panen telur.
• Setiap error yang tercatat sebelumnya di tabel audit akan otomatis ditandai sebagai Resolved.
• Notifikasi sukses akan muncul di layar.

4.3. Matriks Keamanan & Anti-Duplikasi (Mengapa Backfill Aman?)

Bagi auditor, pengawas, maupun operator, istilah Backfill sering kali disalahpahami sebagai proses berisiko atau intervensi manipulatif. Di ERP BUMDes, fitur ini sepenuhnya aman karena diproteksi oleh 5 pilar arsitektur:

1. Jaminan Idempotensi Mutlak (Anti-Double Posting Guard): Sebelum membuat jurnal baru, sistem selalu memindai pola nomor bukti LIV-[SIKLUS]-[TANGGAL]. Apabila jurnal pada tanggal dan siklus tersebut sudah terbentuk di buku besar, sistem otomatis melewatinya (status: skipped). Backfill tidak akan pernah menduplikasi atau menggandakan jurnal meskipun tombol diklik berulang kali.
2. Kewajiban Mode Simulasi (Dry Run Mode): Tombol Dry Run bersifat Read-Only 100%. Mode ini hanya membaca database untuk memetakan berapa log yang sehat dan berapa yang yatim tanpa menulis, mengubah, atau memutasi data satu baris pun.
3. Sifat Non-Destruktif (Non-Destructive Operation): Backfill hanya melengkapi jurnal akuntansi yang tertinggal. Sistem tidak pernah menghapus log fisik ayam, tidak mengubah data penjualan telur, dan tidak memotong brankas kas fisik.
4. Proteksi Otorisasi Ketat (Role-Based Access Control): Fungsi eksekusi dikunci pada Server Action dan hanya dapat dijalankan oleh peran berwenang: super_admin, direktur, manajer_unit, admin_unit, dan kepala_unit.
5. Penyelesaian Otomatis Log Audit (Automatic Error Resolution): Saat jurnal berhasil dibentuk, sistem otomatis menandai status catatan pada tabel livestock_sync_errors menjadi resolved = true lengkap dengan stempel waktu dan ID pengguna yang mengeksekusi.

---

4.4. Panduan Operasional Dual-Track (Peternakan Reguler vs Ketapang)

ERP BUMDes mengadopsi arsitektur Dual-Track Peternakan yang memisahkan permodalan komersial holding dengan program ketahanan pangan 20% Dana Desa secara ketat (Zero-Commingling):

Memuat diagram alur...

Tabel Parameter Eksekusi Dual-Track:

Aturan Pelaksanaan di Lapangan:

1. Otomatisasi Kontekstual: Jika Supervisor membuka menu Pengaturan dari dasbor Kandang Ketapang, kolom Pola Kode Unit akan otomatis terisi KTPG%. Sebaliknya, jika dibuka dari kandang Reguler, kolom otomatis terisi PTR%.
2. Pemeriksaan Berkala: Supervisor unit dilarang mengganti pola kode unit menjadi wildcard global (%) tanpa izin Manajer Akuntansi guna memastikan verifikasi audit per klaster tetap terisolasi dengan rapi.

---

5. Protokol Penanganan Peringatan Error (Error Tracking)#

Sistem ERP kini dilengkapi pengaman fail-safe (Migration 261):

1. Perekaman Otomatis (livestock_sync_errors): Apabila terjadi kendala saat pekerja lapangan menginput log harian (misal: koneksi terputus, akun COA belum dipetakan, atau master produk belum terdaftar), error akan dicatat ke tabel livestock_sync_errors.
2. Indikator Visual di Header: Pada halaman utama Sektor Peternakan (/dashboard/peternakan), lencana audit akan berkedip kuning:

⚠️ [N] Jurnal Gagal Sync

3. Tindakan Perbaikan:

• Klik lencana tersebut atau navigasikan ke Pengaturan COA.
• Pastikan 6 akun COA wajib unit peternakan sudah terpetakan:

• Kas Operasional Tunai
• Persediaan Pakan Jadi
• Persediaan Telur Segar
• Beban Pakan Ternak
• Beban Kematian Ternak
• Pendapatan Penjualan Telur

• Jalankan fitur Backfill ERP untuk membuat jurnal yang tertinggal.

---

6. Checklist Audit & Tutup Buku Bulanan#

Sebelum melakukan proses Tutup Buku Bulanan (Monthly Closing), staf akuntansi peternakan wajib memverifikasi checklist berikut:

• Seluruh log harian peternakan bulan berjalan telah terinput lengkap tanpa ada hari yang kosong.
• Lencana peringatan audit di Dashboard Peternakan berstatus Audit Ready (berwarna hijau, 0 error).
• Menjalankan fitur Dry Run Backfill untuk rentang tanggal 1 s/d akhir bulan bersangkutan dan memastikan Perlu Backfill = 0.
• Saldo fisik pakan di gudang fisik cocok dengan kartu stok dan saldo akun 1-105 pada neraca percobaan (Trial Balance).
• Saldo fisik rak telur karton dan kemasan cocok dengan stok fisik aktual di gudang logistik.

---

Disahkan oleh: Direktur Utama BUMDes Bolulango & Kepala Unit Pengelola Peternakan