Panduan Pengguna (User Manual) Aplikasi Trading B2B (UNT-TRADE)

1. Peran Pengguna & Hak Akses Modul#

Sistem ERP BUMDes membagi wewenang operasional modul Perdagangan B2B ke dalam 4 peran:

1. Operator Penimbangan & Uji Mutu: Mencatat data timbang kendaraan, memasukkan kadar air, dan menerbitkan tiket timbang.
2. Admin Penjualan & Piutang: Membuat Sales Order B2B, verifikasi batas kredit buyer, menerbitkan faktur, dan mencatat pelunasan piutang.
3. Petugas Gudang & Checker: Memeriksa ketersediaan stok pallet, melakukan konfirmasi muat barang, dan mencetak Delivery Order (DO).
4. Manajer Unit Perdagangan: Mengatur harga jual harian komoditas, menyetujui penyesuaian plafon kredit buyer, dan memantau KPI perputaran stok.

---

2. Alur Penggunaan Aplikasi Berdasarkan Peran#

2.1 Panduan Operator Timbangan (Penerimaan Komoditas Masuk)

1. Buka Menu Penerimaan Barang:

• Masuk ke menu Operasional Perdagangan > Jembatan Timbang > Timbang Masuk (Inbound).

2. Input Data Kendaraan & Pemasok:

• Ketikkan Nomor Polisi Truk (misal: AB 1234 CD).
• Pilih Nama Pemasok (Pilih Kelompok Tani atau Unit BUMDes asal: Unit 01 atau Unit 03).
• Pilih jenis komoditas (misal: Jagung Pipil Kering).

3. Catat Timbangan Bruto:

• Pastikan seluruh roda kendaraan berada di atas platform timbangan dan mesin kendaraan dimatikan.
• Klik tombol Ambil Data Timbangan (sistem membaca data serial dari timbangan digital).
• Bobot bruto otomatis terisi (misal: 8.500 kg).

4. Input Hasil Uji Mutu:

• Masukkan hasil uji alat moisture meter: Kadar Air (KA) (misal: 13,8%).
• Jika KA <= 14%, potongan refraksi terisi otomatis 0 kg.

5. Timbang Tara Setelah Bongkar:

• Setelah muatan selesai dibongkar di gudang, kendaraan kembali naik ke timbangan.
• Buka tiket timbang gantung, klik Catat Timbang Tara (misal: 3.200 kg).
• Sistem menghitung bobot netto bersih: 8.500 kg - 3.200 kg = 5.300 kg.

6. Cetak Tiket Timbang:

• Klik Simpan & Cetak Tiket. Tiket timbang digital rangkap 2 tercetak otomatis.

---

2.2 Panduan Admin Penjualan (Penerbitan Order & Faktur B2B)

1. Membuat Pesanan Penjualan (Sales Order):

• Masuk ke menu Perdagangan B2B > Pesanan Grosir > Buat Order Baru.
• Pilih Nama Buyer / Perusahaan (misal: PT Pakan Unggas Sejahtera).
• Sistem menampilkan info: Sisa Plafon Kredit: Rp 45.000.000 | Status: Aktif.

2. Tambah Rincian Komoditas:

• Pilih komoditas: Jagung Pipil Kering (Tonase).
• Masukkan kuantitas (misal: 10.000 kg) dan harga per kg (misal: Rp 5.800).
• Total nilai order: Rp 58.000.000.

3. Validasi Limit Kredit:

• Jika nilai pesanan melampaui plafon kredit, tombol Konfirmasi Order dinonaktifkan dan muncul peringatan merah: Plafon Kredit Tidak Cukup.
• Jika pembayaran tunai (CBD), pilih metode Cash / Transfer Lunas Dimuka.

4. Penerbitan Faktur (Invoice):

• Setelah pesanan diserahkan (status Delivered), klik tombol Terbitkan Faktur Tagihan.
• Pilih tanggal jatuh tempo pembayaran (sesuai tenor 7 atau 14 hari).
• Klik Kirim Salinan via WhatsApp Gateway untuk notifikasi instan ke bagian finance buyer.

---

2.3 Panduan Petugas Gudang (Pemuatan & Cetak Surat Jalan DO)

1. Pemeriksaan Daftar Muat:

• Buka menu Gudang Logistik > Jadwal Pemuatan (Dispatch).
• Pilih nomor order pesanan yang berstatus Confirmed.

2. Pencatatan Nomor Pallet & Tally Muat:

• Petugas memindai (scan) barcode pallet yang dikeluarkan dari gudang.
• Masukkan kuantitas karung yang dimuat ke dalam armada truk.

3. Cetak Surat Jalan (DO):

• Masukkan nama sopir dan nomor polisi truk pengangkut.
• Klik Cetak Delivery Order (DO) rangkap 3.
• Serahkan lembar putih dan kuning kepada sopir ekspedisi.

---

2.4 Panduan Stock Opname Fisik Mingguan

1. Masuk ke menu Gudang Logistik > Stock Opname Periodik.
2. Klik tombol Bekukan Gudang Sementara (Freeze Stock).
3. Petugas menginput jumlah karung fisik dan hasil timbang uji sampling di lapangan.
4. Sistem menampilkan tabel variansi: Stok Buku vs Stok Fisik.
5. Jika selisih susut <= 0,5%, klik Setujui Penyesuaian Susut Normal.
6. Klik Buka Kembali Transaksi Gudang.