Master SOP Operasional Unit Perdagangan & Trading House B2B (UNT-TRADE)

BAB I: KETENTUAN UMUM & RUANG LINGKUP#

Pasal 1: Definisi & Istilah

1. Trading House B2B: Entitas operasional BUMDes yang mengelola bisnis perdagangan partai besar, agregasi komoditas hulu dari petani/unit desa, dan penyaluran grosir ke pasar hilir komersial.
2. Komoditas Curah: Produk pertanian dan peternakan tanpa kemasan eceran (misal: jagung pipil, beras karungan, cabai krat, telur curah).
3. Plapon Kredit Buyer: Batas maksimum saldo piutang tak tertagih yang diizinkan untuk diberikan kepada rekanan pembeli B2B tertentu.
4. Delivery Order (DO): Dokumen instruksi pengeluaran barang resmi dari gudang dan surat pengantar pengiriman armada logistik.
5. Moving Average Cost: Metode perhitungan harga pokok persediaan rata-rata berjalan yang diperbarui otomatis setiap kali terjadi transaksi masuk barang.

Pasal 2: Ruang Lingkup & Wewenang

SOP ini mengikat seluruh jajaran personel Unit Perdagangan, meliputi Manajer Unit, Petugas QC/Timbangan, Pengelola Gudang (Warehouse Officer), Admin Penjualan & Piutang, serta Pengemudi/Ekspedisi Logistik.

---

BAB II: PROSEDUR PENGADAAN & PENERIMAAN KOMODITAS#

Pasal 3: Alur Penerimaan Barang dari Petani & Unit Agro

1. Penimbangan Awal (Gross Weight):

• Kendaraan pengangkut muatan ditimbang di atas jembatan timbang digital atau timbangan duduk digital bersertifikasi tera Metrologi.
• Operator mencatat bobot kotor (bruto).

2. Pemeriksaan Sampel Mutu (Quality Sampling):

• Pengambilan sampel secara acak dari 5 titik karung berbeda menggunakan alat tusuk beras/jagung (sampling trier).
• Pengujian kadar air menggunakan moisture tester digital (maksimal 14,0% untuk jagung pipil dan beras).
• Uji kotoran fisik, butir belah, dan jamur visual.

3. Penetapan Harga & Refraksi:

• Jika kadar air atau kotoran melebihi standar toleransi, dikenakan tabel pemotongan timbangan (refraksi) resmi yang telah disepakati bersama.

4. Penimbangan Tara & Penerbitan Bukti Timbang:

• Kendaraan ditimbang kembali setelah muatan dibongkar untuk memperoleh bobot kosong kendaraan (tara).
• Sistem menerbitkan Surat Bukti Timbang Digital memuat bobot netto bersih dan total nominal pembayaran.

---

BAB III: PROSEDUR PENYIMPANAN & TATA KELOLA GUDANG PALLET#

Pasal 4: Tata Ruang Gudang & Penataan Pallet

1. Seluruh komoditas karungan wajib diletakkan di atas pallet kayu/plastik kering dengan ketinggian minimal 15 cm dari lantai.
2. Jarak tumpukan karung terhadap dinding minimal 50 cm untuk memungkinkan sirkulasi udara dan jalur patroli pemeriksaan tikus/hama.
3. Batas maksimum tumpukan karung jagung/beras adalah 12 tingkat (tinggi 2,4 meter) dengan susunan bersilang (interlocking) agar stabil dan tidak runtuh.
4. Setiap blok pallet wajib dilengkapi Kartu Identitas Pallet (Barcode Lot, Tanggal Masuk, Kuantitas, Kadar Air Awal, Nama Pemasok).

Pasal 5: Pemeliharaan Lingkungan & Fumigasi

1. Petugas gudang mencatat suhu dan kelembaban udara (RH) setiap pukul 08.00 dan 15.00 WIB.
2. Pembersihan lantai gudang dan penyedotan debu butir dilakukan setiap hari setelah jam operasional penerimaan selesai.
3. Fumigasi berkala gudang menggunakan senyawa fosfin dilakukan setiap 3 bulan sekali oleh petugas bersertifikasi untuk mencegah hama kumbang bubuk (Sitophilus zeamais).

---

BAB IV: PROSEDUR PENETAPAN HARGA, PEMESANAN & VERIFIKASI KREDIT BUYER#

Pasal 6: Penetapan Harga Jual Grosir Harian

1. Manajer Unit memperbarui daftar harga jual grosir B2B setiap pagi pukul 07.30 WIB berdasarkan acuan harga Pusat Informasi Harga Pangan Strategis (PIHPS) regional dan batas marjin minimal 5%.
2. Penjualan ke unit internal (Unit 17 Toko Ritel) menggunakan harga transfer grosir khusus dengan margin operasional 3%.

Pasal 7: Verifikasi Pesanan & Plafon Kredit

1. Buyer B2B menerbitkan Surat Pesanan / Purchase Order (PO) resmi.
2. Admin Penjualan memeriksa riwayat pembayaran buyer:

• Kategori Buyer Baru: Wajib melakukan pembayaran tunai (Cash Before Delivery / CBD) untuk minimal 3 transaksi perdana.
• Kategori Buyer Reguler: Diberikan plafon kredit maksimal Rp 50.000.000 dengan tenor pelunasan maksimal 14 hari kalender.

3. Jika saldo piutang buyer ditambah nilai pesanan baru melampaui plafon kredit, sistem ERP secara otomatis memblokir pembuatan Sales Order hingga ada pembayaran pelunasan.

---

BAB V: PROSEDUR PEMUATAN, EKSPEDISI & PENERBITAN DELIVERY ORDER (DO)#

Pasal 8: Pemuatan & Verifikasi Kelayakan Armada

1. Sebelum pemuatan dimulai, Petugas Gudang wajib memeriksa kebersihan bak truk pengangkut (bebas bau kimia, kering, bebas paku menonjol, terpal penutup anti-air tersedia lengkap).
2. Pemuatan dilakukan menggunakan forklift atau buruh panggul terdaftar. Petugas Checker menghitung fisik karung/krat satu per satu (tally counter).
3. Setelah muatan penuh, kendaraan ditimbang untuk memastikan muatan tidak melampaui kapasitas JBI (Jumlah Berat yang Diizinkan) armada.

Pasal 9: Penerbitan Dokumen Pengiriman

1. Admin menerbitkan Delivery Order (DO) rangkap 3 ber-barcode:

• Lembar 1 (Asli/Putih): Untuk diserahkan kepada Buyer saat serah terima barang.
• Lembar 2 (Kuning): Ditandatangani buyer dan dibawa kembali oleh supir sebagai bukti serah terima (POD / Proof of Delivery).
• Lembar 3 (Merah): Arsip petugas gudang.

2. Sopir pengangkut menandatangani Berita Acara Tanggung Jawab Angkutan selama di perjalanan.

---

BAB VI: PROSEDUR PENAGIHAN PIUTANG & REKONSILIASI#

Pasal 10: Penerbitan Faktur Penjualan (Invoice)

1. Faktur penjualan diterbitkan maksimal 1x24 jam setelah bukti serah terima (POD) yang ditandatangani buyer diterima oleh Admin B2B.
2. Faktur memuat detail kuantitas netto terima, harga per kg, potongan susut yang disepakati, nomor rekening bank resmi BUMDes, dan tanggal jatuh tempo.
3. Faktur dikirimkan secara fisik via kurir dan salinan digital melalui WhatsApp Business Unit Perdagangan.

Pasal 11: Penagihan & Eskalasi Pembayaran

1. H-3 Jatuh Tempo: Admin mengirimkan pesan pengingat tagihan ramah melalui sistem otomatis.
2. H+1 Jatuh Tempo: Panggilan telepon konfirmasi jadwal pembayaran oleh Admin Keuangan.
3. H+7 Menunggak: Penerbitan Surat Peringatan I (SP-1) dan penghentian total pengiriman pesanan baru.
4. H+14 Menunggak: Kunjungan langsung Manajer Unit bersama tim hukum BUMDes untuk penyitaan jaminan atau penagihan somasi.

---

BAB VII: PROSEDUR STOCK OPNAME & PENANGANAN SUSUT TIMBANGAN#

Pasal 12: Stock Opname (SO) Periodik

1. Stock opname fisik wajib dilaksanakan setiap akhir pekan (Sabtu sore) untuk komoditas pangan basah, dan setiap akhir bulan untuk komoditas kering.
2. Penghitungan fisik dilakukan bersama oleh Tim Checker Gudang dan Pengawas Internal Independen.
3. Seluruh pergerakan keluar-masuk barang dihentikan total (warehouse freeze) selama proses penghitungan berlangsung.

Pasal 13: Batas Toleransi Susut & Penyesuaian

1. Batas toleransi susut alami komoditas kering akibat penguapan kadar air ditetapkan maksimal 0,5% dari total tonase perputaran.
2. Jika selisih susut berada di bawah atau sama dengan 0,5%, dibuat Berita Acara Selisih Persediaan dan dibukukan ke akun 5-204.04 (Beban Susut Komoditas).
3. Jika selisih susut melampaui 0,5%, dilakukan audit investigasi internal dalam tempo 2x24 jam. Jika terbukti terjadi kelalaian penjagaan atau pencurian, selisih wajib diganti oleh personel penanggung jawab gudang.

---

BAB VIII: PROSEDUR RETUR BARANG & KLAIM KERUSAKAN#

Pasal 14: Kriteria Penerimaan Retur dari Buyer

1. Retur komoditas hanya diterima jika buyer menyampaikan nota komplain resmi maksimal 1x24 jam setelah barang tiba di lokasi buyer.
2. Kerusakan yang dapat diklaim:

• Kadar air terbukti melampaui batas toleransi kontrak saat ditimbang di tujuan.
• Kemasan sobek parah atau basah akibat kelalaian transportasi yang disediakan BUMDes.
• Ditemukan kutu hidup atau jamur pada komoditas pangan.

3. Staf QC BUMDes wajib melakukan verifikasi fisik ke lokasi buyer sebelum persetujuan retur diterbitkan.

Pasal 15: Penanganan Barang Retur

1. Barang retur yang disetujui dipindahkan ke Zona Karantina Gudang (Pallet Kuning).
2. Dibuatkan Nota Retur Penjualan (Credit Memo) untuk mengurangi saldo piutang buyer atau ditukar dengan barang pengganti sejenis.
3. Barang retur yang masih layak pakai diproses ulang (dikeringkan/disortir kembali), sedangkan barang rusak berat dimusnahkan dengan Berita Acara Pemusnahan yang disaksikan Direktur BUMDes.