Master SOP Toko & Kasir POS (8 Bab)

Updated: Sep 2026Oleh: SystemModul Toko Sembako & POS Ritel Desa

Master SOP Operasional Toko Sembako & Kasir POS Ritel Desa (`UNT-RETAIL`)

Toko Sembako BUMDes: Gerai penjualan eceran barang kebutuhan pokok dan barang konsumsi harian warga desa yang dikelola secara modern di bawah BUMDes.
Point of Sale (POS) Offline-First: Aplikasi kasir berbasis web yang dapat beroperasi normal tanpa internet menggunakan basis data lokal dan menyinkronkan data otomatis saat terhubung internet.
Mitra Warung Dusun: Pemilik warung kelontong tradisional di tingkat RT/RW yang bermitra dengan BUMDes untuk mendapatkan pasokan barang grosir bersyarat khusus.
FEFO (First Expired First Out): Metode rotasi barang di mana produk dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat dipajang di barisan terdepan untuk dijual terlebih dahulu.
Shortage Kasir: Selisih kurang antara uang fisik yang ada di laci kasir dengan angka rekapitulasi penerimaan sistem pada saat tutup shift.

SOP ini mengikat Kepala Toko, Kasir Loket, Pramuniaga Rak/Gondola, Petugas Gudang Ritel, dan Koordinator Lapangan Mitra Warung.

Kasir tiba di toko 20 menit sebelum jam operasional buka gerai (pukul 07.40 WIB untuk shift pagi).
Kasir menyalakan perangkat POS tablet/PC kasir, barcode scanner, dan printer thermal Bluetooth/USB.
Memastikan kertas struk thermal terpasang cukup dan baterai cadangan printer dalam kondisi terisi.

Kasir mengambil kotak uang modal kembalian dari Kepala Toko sebesar Rp 300.000 dengan pecahan uang receh (Rp 1.000, Rp 2.000, Rp 5.000, dan Rp 10.000).
Kasir menghitung fisik modal di depan Kepala Toko.
Kasir membuka aplikasi POS, memilih menu Buka Shift, memasukkan nominal modal awal, lalu menandatangani slip pembukaan shift kasir.

Kasir menyapa pembeli dengan ramah (Senyum, Salam, Sapa).
Memindai barcode barang satu per satu. Jika barcode rusak, kasir mengetikkan nama barang atau kode SKU pada kolom pencarian cepat.
Untuk produk segar curah (telur curah atau cabai Unit 01/03), kasir menimbang di timbangan digital kasir dan menekan tombol tombol cepat (speed key) produk terkait.
Kasir menyebutkan total nominal belanja kepada pembeli secara jelas sebelum meminta pembayaran.

Kasir menerima uang tunai, memeriksa keaslian uang kertas pecahan Rp 50.000 dan Rp 100.000 dengan lampu UV.
Menginput nominal uang diterima ke POS, sistem menampilkan jumlah uang kembalian.
Menyerahkan uang kembalian beserta struk belanja kepada pembeli.

Kasir memilih metode QRIS Dinamis.
Layar menghadapkan kode QR kepada pembeli.
Kasir hanya menyerahkan barang belanjaan setelah status pada layar POS berubah hijau: Pembayaran Berhasil Diverifikasi.

Pemilik warung mitra memesan sembako via WhatsApp Center Toko atau datang langsung ke gerai.
Kasir memilih profil pelanggan: Mitra Warung. Sistem secara otomatis mengubah skema harga eceran menjadi harga grosir kemitraan (diskon 4% - 6%).
Batas minimum pembelian grosir per nota transaksi adalah Rp 300.000.

Petugas Gudang menyiapkan barang di atas motor roda tiga (Tossa/Viar) beserta Surat Pengantar Barang (SPB) rangkap 2.
Driver mengantar barang ke lokasi warung mitra di dusun dan meminta tanda tangan penerimaan.
Untuk mitra dengan fasilitas tempo 3 hari, sistem membatasi batas plafon maksimal Rp 2.000.000. Pengantaran baru tidak dapat dilakukan jika ada nota tempo lama yang belum dilunasi.

Petugas Gudang mencocokkan Surat Jalan dari Unit 04 atau distributor luar dengan fisik barang yang diturunkan dari truk.
Memeriksa kondisi segel karton, kemasan bocor/penyok, serta tanggal kedaluwarsa (expiry date).
Syarat Kedaluwarsa: Menolak produk makanan olahan dengan sisa masa kedaluwarsa di bawah 6 bulan dari tanggal penerimaan.

Petugas membuka menu Persediaan > Penerimaan Barang Masuk.
Memindai barcode produk dan menginput jumlah karton/pcs yang diterima secara fisik.
Mengonfirmasi tanda terima; sistem secara otomatis menambah saldo stok toko dan memperbarui harga pokok rata-rata bergerak (Moving Average).

Pramuniaga wajib menata produk baru di barisan paling belakang rak gondola.
Produk dengan tanggal kedaluwarsa lebih dekat ditarik ke barisan paling depan agar diambil pembeli lebih dulu.
Setiap barang yang sisa masa kedaluwarsanya tinggal 30 hari wajib dipindahkan ke keranjang obral diskon 30% - 50% (clearance basket).

SO Parsial Harian: Dilakukan setiap malam sebelum tutup toko untuk 10 item barang rawan hilang (rokok, susu bayi, minyak goreng kemasan).
SO Menyeluruh Bulanan: Dilakukan pada hari Minggu terakhir setiap bulan dengan menutup toko 2 jam lebih awal.
Batas toleransi kehilangan (shrinkage loss) maksimal adalah 0,3% dari total nilai persediaan.

Warga menyampaikan ID Pelanggan PLN/PDAM/BPJS.
Kasir menginput nomor pelanggan pada menu Layanan PPOB.
Sistem menampilkan nama pelanggan dan total tagihan beserta biaya admin BUMDes (Rp 2.500).
Setelah kasir menerima uang tunai, kasir menekan tombol Bayar Tagihan.
Struk pembayaran bukti sah transaksi dicetak dan diserahkan kepada warga.

Jika status transaksi PPOB menggantung (pending) lebih dari 5 menit akibat gangguan server biller pusat:

Kasir mengecek status berkala setiap 15 menit. Jika berhasil, struk digital dikirim via WhatsApp. Jika gagal permanen, uang tunai dikembalikan 100% kepada warga.

Kasir menekan tombol Tutup Shift pada aplikasi POS.
Sebelum sistem menampilkan total penjualan, kasir wajib menghitung seluruh uang fisik yang ada di laci (blind cash count) dan menginput rincian lembaran uang ke sistem.
Sistem membandingkan uang fisik dengan penerimaan sistem dan mencetak Laporan Serah Terima Kasir (Z-Report).

Toleransi Selisih: Selisih kurang uang kas fisik diperbolehkan maksimal Rp 5.000 per shift dan dibukukan ke akun 5-205.17.
Jika kekurangan kas fisik melampaui Rp 5.000, kelebihan kekurangan wajib diganti tunai oleh kasir bersangkutan seketika saat penutupan shift.
Kasir menyerahkan seluruh uang omzet penjualan bersih kepada Kepala Toko untuk disimpan di brankas besi brankas safe vault toko. Penyetoran ke rekening bank holding dilakukan setiap pagi pukul 09.00 WIB.