🏦 Panduan Lengkap Kas & Perbendaharaan Multi-Unit

[!NOTE] Panduan ini disusun untuk memberikan petunjuk langkah demi langkah penginputan transaksi kas secara terpusat tanpa menggunakan Jurnal Manual, sejalan dengan kebijakan Zero Manual Journal, serta menjelaskan seluruh dampak otomatisasi sistem dan penerbitan dokumen voucher resmi.

---

BAB 1: Pendahuluan & Aturan Main#

Apa itu Multi-Unit Treasury Engine?

BUMDes Bolulango mengelola banyak unit usaha. Fitur Kas & Perbendaharaan Multi-Unit adalah pusat kendali (Command Center) keuangan tempat Anda bisa memantau dan menginput seluruh pergerakan uang tunai maupun transfer bank di seluruh unit.

🚫 Kebijakan Zero Manual Journal (Anti-Input Jurnal Manual)

Untuk mencegah double-entry atau pencatatan ganda, BUMDes melarang penggunaan menu Jurnal Umum untuk transaksi operasional harian. Segala bentuk penerimaan (uang masuk) dan pengeluaran (uang keluar) WAJIB diinput melalui menu Kas & Perbendaharaan ini. Sistem (mesin ERP) akan secara cerdas menerjemahkannya menjadi jurnal akuntansi (Debit & Kredit) di latar belakang.

---

BAB 2: Pengenalan Antarmuka (UI) & Filter#

Sebelum menginput transaksi, Anda harus memastikan bahwa Anda berada di "ruang" dan "waktu" yang tepat.

Screenshot Filter BKU (Contoh tampilan header filter)

Di bagian atas halaman, terdapat kotak biru gelap dengan 3 dropdown penting:

1. Filter Unit Usaha: Pilih unit tempat transaksi terjadi (Misal: Kantor Pusat BUMDes (Holding)).
2. Filter Bulan: Pilih bulan transaksi (Misal: September).
3. Filter Tahun: Pilih tahun transaksi (Misal: 2025).

PENTING: Jika filter ini tidak disetel dengan benar, transaksi Anda akan masuk ke laporan unit atau bulan yang salah.

---

BAB 3: Panduan Input Saldo Awal (Opening Balance)#

Saldo awal hanya diinput satu kali saat serah terima pengurus atau pertama kali menggunakan sistem. Ini tidak diinput di menu Perbendaharaan, melainkan di Bagan Akun (COA).

1. Buka menu Keuangan > Bagan Akun (COA).
2. Klik tombol Input Saldo Awal di kanan atas.
3. Masukkan Tanggal (Misal: 16/09/2025).
4. Masukkan Keterangan (Misal: Saldo Bank BRI serah terima pengurus lama).
5. Pada baris tabel:

• Pilih akun kas (contoh: 1-102 Bank BRI), masukkan nominal di kolom Debit.
• Pilih akun modal (contoh: 3-999 Saldo Penyeimbang Migrasi), masukkan nominal yang sama persis di kolom Kredit.

6. Pastikan selisih (Balance) adalah Rp 0. Klik Simpan Saldo Awal.

---

BAB 4: Panduan Input Uang Masuk (BKM - Bukti Kas Masuk)#

Gunakan tombol hijau + BKM / Kas Masuk untuk segala jenis penerimaan (contoh: Terima pembayaran sewa alat, terima hibah, dsb).

Screenshot Input BKM

Langkah-Langkah Penginputan:

1. Pastikan Filter Unit, Bulan, dan Tahun sudah benar.
2. Klik tombol + BKM / Kas Masuk.
3. Isi formulir:

• Tanggal Transaksi: Sesuaikan dengan nota/kejadian riil.
• Diterima di (Kas/Bank): Pilih laci tempat uang tersebut masuk (Misal: Bank BRI 1-102 atau Kas Unit 1-101.xx).
• Kategori Pendapatan / Akun Lawan: Pilih akun penyeimbang (Misal: 4-201 Pendapatan Sewa Alsintan, 4-101 Pendapatan Usaha, atau 1-111 Piutang).
• Nominal (Rp): Masukkan angka murni tanpa titik atau koma (contoh: 510000).
• Diterima Dari (Penyetor): Tulis nama pihak yang menyerahkan uang (Misal: Penyewa Hand Traktor / Nama Nasabah).
• Keterangan: Tulis secara rinci tujuan transaksi (Misal: Terima Sewa Traktor periode September 2025).

4. Lampirkan Bukti Foto (Nota/Kwitansi/Barang) jika transaksi memerlukan verifikasi visual anti-fraud.
5. Klik Simpan & Bukukan Jurnal.

[!TIP] Otomatisasi Penuh: Transaksi BKM yang telah disimpan akan 100% otomatis dijurnal (auto-journal) dan langsung berstatus approved & posted. Anda tidak perlu lagi masuk ke menu Jurnal Umum untuk menginput debit/kredit manual ataupun menekan tombol posting/approve.

🚜 Studi Kasus Nyata: Penerimaan Sewa Traktor Rp 510.000,00

Sebagai contoh simulasi operasional, transaksi penerimaan sewa traktor diproses secara instan sebagai berikut:

---

BAB 5: Panduan Input Uang Keluar (BKK - Bukti Kas Keluar)#

Gunakan tombol merah + BKK / Kas Keluar untuk segala jenis pengeluaran operasional (contoh: Beli bensin, bayar tukang, beli ATK).

Screenshot Input BKK

Langkah-Langkah Penginputan:

1. Klik tombol + BKK / Kas Keluar.
2. Isi formulir:

• Tanggal Transaksi: Sesuaikan dengan kejadian nota fisik.
• Diambil Dari (Kas/Bank): Pilih laci kas pengeluar dana (Misal: 1-102 Bank BRI atau 1-101.xx Kas Tunai Unit).
• Kategori Beban (Akun 5): Pilih akun peruntukan (Misal: 5-202 Beban Transportasi atau 5-212 Beban Jasa Angkut).
• Nominal (Rp): Masukkan nominal belanja murni.
• Dibayarkan Kepada: Nama penerima uang / toko penyedia barang.
• Keterangan: Deskripsikan peruntukan biaya secara jelas (Misal: Sewa pemindahan Alsintan (iki)).

3. Lampirkan Bukti Foto Triangulasi (Wajib 3-Foto ber-GeoTag jika nominal di atas ambang batas audit).
4. Klik Simpan & Bukukan Jurnal.

---

BAB 6: Monitoring Saldo & Batas Brankas (Cash Holding Limit)#

Setelah transaksi BKM dan BKK tersimpan:

1. Halaman otomatis memutakhirkan seluruh data (real-time auto-refresh).
2. Perhatikan kartu ringkasan saldo berlabel Kas di Holding Pusat atau Kas di Unit Usaha:

• Angka mencerminkan saldo fisik riil (Running Balance): Saldo Akhir = Saldo Awal + Total Penerimaan - Total Pengeluaran

3. Peringatan Batas Brankas (Cash Holding Limit):

• Batas Unit Usaha: Maksimal Rp 5.000.000,00. Jika melampaui, sistem memunculkan indikator kuning waspada bahwa uang fisik wajib disetorkan ke kas holding atau bank.
• Batas Kas Holding: Maksimal Rp 25.000.000,00. Kelebihan kas wajib disetor ke rekening bank resmi BUMDes.

---

BAB 7: Dampak Otomatisasi Sistem Pasca-Simpan BKM#

Ketika tombol "Simpan & Bukukan Jurnal" ditekan pada formulir transaksi BKM (seperti pada contoh Sewa Traktor Rp 510.000,00), sistem atomik ERP secara otomatis mengeksekusi serangkaian proses terintegrasi:

1. Registrasi Nomor Transaksi Resmi (SSOT Identitas Bukti Kas)

• Sistem langsung mendaftarkan dan menerbitkan Nomor Transaksi Baku Berurutan: BKM-YYYYMM-XXXX (contoh: BKM-202509-0001 untuk transaksi sewa traktor periode September 2025).
• Nomor ini menjadi Single Source of Truth (SSOT) yang mengikat data transaksi, entri jurnal pembukuan, lampiran foto geotag, serta rekam audit digital secara permanen di database.

[!IMPORTANT] Mekanisme Penerbitan Dokumen (Cetak Mandiri / On-Demand vs Auto-Popup):

• Tidak Ada Dialog Cetak Otomatis (Zero Intrusive Pop-up): Saat Anda menekan tombol simpan, sistem TIDAK memunculkan jendela printer pop-up otomatis atau langsung mengunduh berkas PDF ke komputer/ponsel Anda. Hal ini sengaja dirancang demi kenyamanan dan kecepatan kerja kasir/bendahara agar input banyak transaksi tidak terganggu oleh jendela dialog cetak yang berulang.
• Dokumen Resmi Digital Telah Terbit & Tersimpan: Meskipun tidak muncul jendela cetak seketika, berkas voucher digital berkop resmi BUMDes telah selesai diterbitkan dan tersimpan sempurna di server. Berkas fisik berstandar A4 dapat Anda cetak atau unduh kapan saja (on-demand) melalui tombol 🖨️ (Cetak Dokumen Resmi) pada tabel transaksi kas.

2. Pengalihan Otomatis Antarmuka (Auto-Switch to Transactions Tab)

• Begitu transaksi berhasil disimpan, sistem secara otomatis mengalihkan tampilan layar Anda dari tab ringkasan saldo ke Tab Transaksi Kas Masuk/Keluar.
• Sistem juga otomatis menyelaraskan filter Bulan dan Tahun pada halaman agar persis sama dengan tanggal nota transaksi (misal: Tahun 2025 dan Bulan September untuk transaksi Sewa Traktor 20 September 2025).
• Dengan demikian, baris transaksi yang baru saja Anda input beserta nomor dokumen resminya (BKM-202509-0001) langsung terpampang di baris paling atas tabel, lengkap dengan tombol cetak dokumen 🖨️.

3. Penjurnalan Otomatis & Auto-Approve (Zero Manual Journal Policy)

• Sistem langsung menerbitkan 1 berkas Jurnal Umum bernomor JRN-BKM-YYYYMMDD-XXXX (contoh: JRN-BKM-20250920-0001) dengan status approved dan posted = true.
• Menjalankan mekanisme dobel akun akuntansi secara real-time:
• [DEBIT] Akun Kas/Bank yang dipilih (misal: 1-100 Kas Tunai Holding bertambah + Rp 510.000,00).
• [KREDIT] Akun Lawan / Akun Pendapatan yang dipilih (misal: 4-102 Pendapatan Lain-lain / Sewa Alat bertambah + Rp 510.000,00).
• Total debit dan kredit dijamin seimbang (balanced) 100% tanpa risiko kesalahan pembukuan manual (zero human error).
• Tanpa Persetujuan Manual: Karena transaksi BKM berasal dari formulir resmi perbendaharaan (trusted system workflow), sistem secara otomatis mengesahkan dan mempostingnya tanpa perlu approval manual di menu Jurnal.

4. Sinkronisasi Lintas Modul & Laporan Keuangan

5. Panduan Mengatasi Transaksi Tidak Muncul di Laporan (Troubleshooting Filter)

Jika Anda membuka menu laporan (BKU, Buku Besar, atau Neraca) dan transaksi terasa belum terlihat di tabel, periksa 3 parameter filter berikut:

[!IMPORTANT]

1. Kesesuaian Tahun & Bulan: Jika transaksi diinput dengan tanggal lampau (misalnya: tanggal 20 September 2025), maka di halaman BKU dan Buku Besar filter Tahun wajib dipilih 2025 dan Bulan dipilih September. Bila filter halaman masih berada pada tahun berjalan (2026), mutasi bulan September 2025 tidak tampil di baris mutasi bulanan berjalan 2026 melainkan masuk ke saldo awal komparatif.
2. Kesesuaian Unit Usaha: Pastikan Unit Usaha yang dipilih pada filter laporan sama dengan unit tempat transaksi dibukukan (misal: Kantor Pusat BUMDes (Holding) vs Unit Usaha Pertanian). Anda juga dapat memilih opsi Semua Unit (Konsolidasi) untuk melihat gabungan seluruh unit.
3. Penyegaran Halaman (Refresh): Jika baru saja menyimpan transaksi, lakukan penyegaran (refresh) browser untuk memuat ulang data terkini dari server.

6. Pencatatan Jejak Audit Digital (Audit Trail)

• Sistem mencatat riwayat ke tabel audit_logs: nama pengguna, peran, waktu transaksi presisi, nominal, dan unit usaha.
• Transaksi terkunci secara permanen dan tidak dapat diedit langsung oleh staf operasional demi mencegah manipulasi data.

---

BAB 8: Penerbitan & Tata Cara Cetak Dokumen Voucher Resmi (BKM)#

Setiap transaksi BKM yang berhasil disimpan di sistem perbendaharaan memiliki dokumen fisik resmi berstandar A4 yang siap dicetak sewaktu-waktu atau diekspor ke format PDF:

Voucher BKM

Tata Cara 3-Langkah Mencetak Dokumen Voucher (Contoh: BKM Sewa Traktor Rp 510.000):

1. Langkah 1 - Buka Tab Transaksi Kas: Buka menu Keuangan > Kas & Perbendaharaan, lalu klik tab kedua: Transaksi Kas Masuk/Keluar (atau biarkan sistem membukanya secara otomatis setelah Anda menyimpan transaksi).
2. Langkah 2 - Periksa Filter Periode: Pastikan filter Tahun dan Bulan sesuai dengan tanggal transaksi Anda. Untuk transaksi sewa traktor tanggal 20 September 2025, pastikan Tahun disetel ke 2025 dan Bulan disetel ke September.
3. Langkah 3 - Eksekusi Cetak pada Baris Transaksi: Temukan baris transaksi dengan nomor BKM-202509-0001 (Terima Sewa Traktor Rp 510.000). Pada kolom Aksi (paling kanan):

• Klik tombol 🖨️ (Ikon Printer): Membuka dialog cetak untuk Dokumen Kuitansi Resmi BKM A4 Lengkap.
• Klik tombol 📄 (Ikon FileText): Untuk mencetak Lembar Lampiran Foto Audit Lapangan Saja.
• Klik tombol 📷 (Ikon Kamera): Untuk melihat pratinjau foto bukti dan titik koordinat GPS di layar komputer/ponsel.

Komponen Dokumen Voucher BKM Resmi (Halaman 1):

1. Kop Surat Resmi (Letterhead): Memuat logo BUMDes Bolulango, nama unit usaha, status badan hukum, dan kontak dinas.
2. Nomor Registrasi Dokumen & Tanggal: Nomor urut resmi BKM-YYYYMM-XXXX dan tanggal transaksi kas.
3. Identitas Penyetor / Mitra: Nama jelas pihak yang menyerahkan uang (payee_or_payer), misalnya: Penyewa Hand Traktor.
4. Tabel Rincian Akuntansi:

• Kolom Akun Kas Penerima & Akun Lawan Kredit.
• Kolom Uraian Penerimaan Kas & Ref Nomor Jurnal (JRN-BKM-20250920-0001).
• Kolom Jumlah Rupiah (Rp 510.000,00).

5. Nominal Terbilang Otomatis: Konversi ejaan bahasa Indonesia baku (# Lima Ratus Sepuluh Ribu Rupiah #).
6. Kolom Pengesahan Tanda Tangan 3 Pihak (Triangulasi Legalitas):

• Pihak 1 (Kiri): Penyetor Dana (Pihak Luar / Mitra / Unit Usaha).
• Pihak 2 (Tengah): Penerima Kas (Bendahara yang mencatat ke sistem).
• Pihak 3 (Kanan): Mengetahui & Menyetujui (Direktur BUMDes / Manajer Unit Usaha).

7. Security Token Digital: Kode hash integritas audit mengacu pada Permendesa PDTT No. 3/2021.

Lembar Lampiran Bukti Fisik & Audit Lapangan (Halaman 2):

Jika saat input Anda menyertakan foto nota/kwitansi, sistem otomatis mencetak halaman kedua yang berisi:

• Cetak foto nota asli dan fisik serah terima.
• Peta koordinat GPS (Latitude / Longitude).
• Alamat reverse-geocoding lokasi penangkapan kamera.
• Timestamp digital anti-pemalsuan.

---

BAB 9: Prosedur Pembatalan Transaksi Kas (Void with Storno)#

Untuk menjamin integritas pembukuan dan mematuhi regulasi akuntansi SAK EP, transaksi kas yang sudah dibukukan tidak boleh dihapus begitu saja.

Jika terjadi kekeliruan (salah ketik nominal, salah akun, dsb):

1. Pengajuan pembatalan hanya dapat dieksekusi oleh pejabat berwenang (Bendahara, Direktur, atau Super Admin).
2. Klik tombol Batal / Void (Ikon X / Sampah) pada baris transaksi.
3. Masukkan Alasan Pembatalan secara wajib dan tertulis (misal: Salah input nominal dari nota no. 12).
4. Sistem otomatis melakukan:

• Menerbitkan Jurnal Pembalik (Storno) di Buku Besar untuk menetralkan mutasi kas.
• Menurunkan/menaikkan kembali saldo kas fisik ke posisi semula.
• Mengubah status transaksi menjadi cancelled.
• Mencap watermark merah besar bertuliskan "BATAL / VOID" pada seluruh lembar cetak voucher fisik agar tidak disalahgunakan.