🛠️ PANDUAN TEKNIS INPUT DAN PENATAUSAHAAN DANA TALANGAN OPERASIONAL

Petunjuk Praktis Langkah Demi Langkah Input Awal, Sinkronisasi Buku Utang (AP), dan Jurnal Kas Masuk ERP BUMDes#

BUMDes Bolulango — Kabupaten Boalemo, Gorontalo Petunjuk Teknis Standar Kepatuhan SAK EP, SAK EMKM, dan Permendesa PDTT No. 3/2021

---

📌 1. Tujuan & Sasaran Petunjuk Teknis#

Petunjuk Teknis (Juknis) ini disusun sebagai panduan operasional praktis bagi Kepala Unit Usaha, Bendahara Unit, dan Administrator Keuangan BUMDes Bolulango saat unit usaha menerima Dana Talangan Operasional (Bridge Financing / Bailout).

Sasaran Utama:

1. Pencegahan Salah Kamar Akuntansi: Menjamin dana talangan tidak dicatat sebagai Pendapatan Usaha (Akun Seri 4-xxx), melainkan sebagai Kewajiban Lancar (Akun 2-101 Hutang Usaha).
2. Keterpaduan Modul Kas & Modul Utang: Menjamin setiap uang kas yang masuk ke laci/bank unit langsung memiliki kartu utang aktif pada modul Utang & Piutang (AP).
3. Standarisasi Dokumen Audit: Menerapkan kode referensi tunggal berstandar baku (PO-[UNIT]-DT-[YYYYMMDD]-[SEQ]) agar mudah ditelusuri saat pemeriksaan Badan Pengawas BUMDes atau Inspektorat Daerah.

---

🔄 2. Matriks Alur Kerja Input Awal (End-to-End Workflow)#

Sistem ERP BUMDes Bolulango menyediakan 2 Jalur Pencatatan:

1. Jalur Cepat Otomatis (Rekomendasi Utama): Melalui tombol "⚡ Catat Penerimaan Dana Talangan" di Menu Utang-Piutang (1 langkah input, otomatis terbit PO + Jurnal + Kartu AP).
2. Jalur Konvensional: Registrasi mitra manual -> input dokumen AP -> input jurnal umum.

Memuat diagram alur...

---

⚡ 3. Metode Utama: Tombol Cepat "⚡ Catat Penerimaan Dana Talangan" (1-Click Auto-Posting)#

Fitur ini dirancang khusus untuk memastikan staf lapangan dan bendahara unit dapat mencatat penerimaan pinjaman darurat operasional secara instan tanpa harus menyusun jurnal debit-kredit manual (Zero Manual Journaling Policy).

Langkah Penggunaan di Antarmuka ERP:

1. Masuk ke ERP BUMDes, buka menu: Keuangan → Utang & Piutang.
2. Di pojok kanan atas layar (tepat di samping kontrol ekspor laporan), klik tombol berwarna amber-oranye berikon petir: ⚡ Catat Penerimaan Dana Talangan
3. Jendela formulir modal cerdas otomatis muncul dengan fitur pencegah kesalahan input (fail-safe ergonomics):

• Unit Usaha Penerima:
• Menampilkan unit usaha lengkap dengan kode resminya (Contoh: [KTPG-TERNAK] Unit Peternakan & Perikanan Ketapang atau [BIO-LIV] Unit Peternakan Komersial Pusat).
• Jika halaman sedang memfilter unit tertentu, modal otomatis mengunci unit tersebut.
• Pemberi Dana Talangan:
• Pilih Rekanan (Rekomendasi): Menampilkan seluruh rekanan bertipe supplier yang terdaftar di database BUMDes. Sistem mengelompokkan mitra unit terpilih (Bapak Ansor, Erwin, dll.) di urutan teratas (Mitra Terdaftar pada Unit Ini), diikuti mitra umum BUMDes.
• + Rekanan Baru: Jika pemberi dana belum pernah tercatat, bendahara cukup mengetikkan nama lengkapnya. Sistem otomatis mendaftarkannya sebagai pemasok aktif saat formulir disimpan.
• Nominal Kas Diterima (Rp):
• Dilengkapi Tombol Cepat Nominal (Chips): 500 rb, 1 Jt, 1,5 Jt, 2 Jt, 3,5 Jt, dan 4 Jt untuk pengisian instan.
• Live Terbilang Sah: Sistem langsung menampilkan konfirmasi kalimat terbilang bahasa Indonesia (Contoh: 📢 Terbilang Sah: Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) guna mengeliminasi 100% risiko salah ketik jumlah digit nol.
• Akun Kas Penampung (Smart Account Selector SAK EP):
• Begitu unit penerima dipilih, sistem otomatis menyetel akun kas tunai fisik unit terkait:
• [KTPG-TERNAK] → otomatis memilih ⭐ 1-101.23 - Kas Tunai Unit Ketapang.
• [BIO-LIV] → otomatis memilih ⭐ 1-101.02 - Kas Tunai Unit Peternakan.
• [AGRO-IND] → otomatis memilih ⭐ 1-101.12 - Kas Tunai Unit Pertanian.
• Ditampilkan pada grup prioritas ⭐ REKOMENDASI KAS FISIK UNIT (SAK EP) di posisi paling atas sehingga mengeliminasi risiko salah kamar ke Kas Holding Pusat (1-100).
• Tanggal Penerimaan & Estimasi Jatuh Tempo:
• Tanggal penerimaan disetel ke hari ini (dapat disesuaikan).
• Estimasi jatuh tempo otomatis terhitung +30 hari kalender secara cerdas.
• Keperluan / Catatan Transaksi:
• Tersedia Preset Kebutuhan Operasional Lapangan:
• 🌾 Belanja Pakan & Konsentrat Mendesak
• 🐣 Pengadaan Bibit DOC / Ikan
• 💊 Pembelian Obat & Vaksin Hewan
• ⚙️ Sarpras & Operasional Pompa Air
• Bukti Transfer / Nomor BASTK Fisik:
• Placeholder otomatis memandu nomor berita acara baku (Contoh: BASTK/KTPG-TERNAK/20260919/001).

4. Klik tombol [⚡ Simpan & Auto-Posting Jurnal].

Apa yang Dilakukan Sistem Secara Otomatis di Belakang Layar?

Dalam hitungan 1 detik, sistem ERP menjalankan transaksi atomik terpadu:

• Penerbitan Nomor Transaksi Baku: Membentuk nomor PO-[CLUSTER]-DT-[YYYYMMDD]-[SEQ] (misal: PO-KTPG-DT-20260405-001 atau PO-BIO-DT-20260919-001).
• Pencatatan Buku Pembantu Utang (AP): Memasukkan tagihan utang lancar berstatus unpaid dengan nilai nominal penuh ke dalam modul Utang.
• Posting Jurnal SAK EP Otomatis: Menerbitkan nomor jurnal JRN-PO-... dengan ayat ganda seimbang:
• (D) 1-101.xx Kas Tunai Unit Sebesar nominal talangan (Saldo kas fisik langsung bertambah).
• (K) 2-101 Hutang Usaha Sebesar nominal talangan (Kewajiban lancar resmi diakui).
• Sinkronisasi Kas & Laporan Keuangan: Seketika me-revalidasi Buku Kas Umum, Buku Besar, Neraca Saldo, dan Laporan Posisi Keuangan konsolidasi BUMDes secara real-time.

---

👤 4. Jalur Konvensional: Anatomi Akuntansi Baku (Fallback Manual)#

Bagi pengawas, auditor internal, atau kondisi darurat di mana entri dilakukan per subsistem secara terpisah, berikut adalah rincian tahapan akuntansi dasarnya:

4.1 Registrasi Master Data Pemberi Talangan

Sebelum membukukan transaksi utang, profil penyedia dana talangan wajib terdaftar pada master mitra bisnis unit terkait.

Langkah-langkah di Aplikasi ERP:

1. Masuk ke dashboard ERP dengan peran Admin Keuangan atau Kepala Unit.
2. Buka menu samping: Master Data → Mitra Usaha.
3. Periksa daftar mitra yang sudah ada. Jika pemberi talangan sudah terdaftar (misal: Bapak Erwin atau Bapak Ansor pada unit Anda), lewati tahap ini.
4. Jika belum terdaftar, klik tombol [+ Tambah Mitra Bisnis].
5. Isi formulir dengan ketentuan baku berikut:

• Nama Mitra: Nama lengkap pemberi dana talangan (Contoh: Bapak Ansor atau Erwin).
• Tipe Mitra: Wajib pilih Pemasok (Supplier) (Sistem AP ERP memetakan seluruh kewajiban masa depan ke entitas pemasok/kreditor).
• Unit Usaha: Pilih unit bisnis yang menerima talangan (Contoh: Unit Peternakan & Perikanan Ketapang atau Unit Peternakan BIO-LIV).
• Nomor Telepon / WhatsApp: Nomor aktif penyedia dana (digunakan untuk notifikasi tanda terima BASTK dan voucher pelunasan).
• Alamat: Alamat domisili pemberi pinjaman.
• Status: Aktif.

6. Klik [Simpan Mitra].

---

4.2 Penerbitan Dokumen Kewajiban di Modul Utang (AP)

Tahap ini bertujuan membentuk Kartu Utang pada Buku Pembantu Utang (Accounts Payable Sub-Ledger) agar kewajiban pengembalian terpantau secara real-time.

Ketentuan Format Nomor Referensi:

Gunakan standar kodifikasi universal: PO-[KODE_UNIT]-DT-[YYYYMMDD]-[SEQ]

Contoh Kasus:

• Penerimaan talangan pada Unit Peternakan Ketapang tanggal 5 April 2026 urutan ke-1: PO-KTPG-DT-20260405-001
• Penerimaan talangan pada Unit Peternakan Komersial Pusat tanggal 8 Maret 2026 urutan ke-1: PO-BIO-DT-20260308-001

Parameter Dokumen Pembelian / Kewajiban AP:

• Nomor Transaksi: PO-KTPG-DT-YYYYMMDD-SEQ (sesuai rumus di atas).
• Pemasok / Kreditor: Pilih nama mitra yang didaftarkan pada Tahap 1.
• Unit Usaha: Unit peminjam terkait.
• Tanggal Transaksi: Tanggal riil uang kas fisik diterima.
• Tanggal Jatuh Tempo (Due Date): 30 hari kalender sejak penerimaan, atau tanggal proyeksi panen telur/ikan tertagih.
• Total Nominal: Sebesar nilai uang talangan yang diterima (Contoh: Rp 1.500.000).
• Metode Pembayaran: Wajib pilih credit (Kredit / Tempo).
• Status Pembayaran: unpaid (Belum Lunas).
• Status Transaksi: received (Diterima).
• Catatan (Notes): “Dana Talangan Operasional Belanja Pakan Ternak - [Nama Unit]”.

---

4.3 Pembukuan Jurnal Kas Masuk (General Ledger)

Setelah dokumen AP terbentuk, bendahara membukukan penambahan uang kas masuk ke dalam Buku Kas Umum (BKU) dan Jurnal Umum.

Prosedur Input di Aplikasi ERP:

1. Buka menu: Keuangan → Jurnal Umum.
2. Klik tombol [+ Buat Jurnal Baru].
3. Isi atribut header jurnal:

• Tanggal Jurnal: Tanggal yang sama dengan fisik uang masuk.
• Nomor Dokumen / Referensi: Masukkan persis nomor PO AP dari Tahap 2 (Contoh: PO-KTPG-DT-20260405-001).
• Keterangan: Penerimaan Dana Talangan Operasional - [Nama Penyedia].
• Unit Usaha: Unit bisnis penerima dana.

4. Masukkan baris jurnal ganda (Double-Entry Line Items):

5. Unggah Bukti Transaksi Wajib:

• Unggah foto kuitansi Bukti Kas Masuk (BKM) bertandatangan bendahara dan pemberi dana.
• Jika melalui transfer perbankan, lampirkan tangkapan layar mutasi bank.

6. Klik [Posting Jurnal].

---

⚖️ 5. Verifikasi Rekonsiliasi 3-Arah Pasca-Input#

Untuk menjamin kualitas tata kelola keuangan bebas audit-finding, lakukan verifikasi 3-titik berikut dalam waktu 15 menit setelah posting:

---

💰 6. Tata Cara Pelunasan Kas (Settlement Workflow)#

Saat kas unit memperoleh pembayaran tunai hasil panen telur atau ikan:

1. Buka menu: Keuangan → Utang & Piutang → Tab Buku Utang (AP).
2. Filter unit usaha Anda dan cari baris dokumen dana talangan yang akan dilunasi.
3. Klik tombol [Bayar] pada ujung baris transaksi.
4. Pada jendela modal pembayaran:

• Nominal Pelunasan: Masukkan nominal yang ingin dikembalikan (bisa lunas penuh atau cicilan bertahap).
• Akun Kas Sumber: Pilih akun kas tunai unit yang memiliki saldo cukup (1-101.23 atau 1-101.02).
• Metode Pembayaran: Tunai atau Transfer Bank.
• Bukti Pembayaran: Unggah foto kuitansi tanda terima pelunasan bermaterai atau slip transfer pengembalian.

5. Klik [Konfirmasi Pembayaran].
6. Hasil Otomatisasi ERP:

• Sistem menerbitkan nomor Bukti Kas Keluar (BKK) otomatis (Contoh: BKK-20260420-9934-123).
• Saldo utang talangan pada modul AP otomatis berkurang atau berubah menjadi paid (Lunas).
• Jurnal penutup otomatis terbentuk di buku besar:
• (Debit) 2-101 Hutang Usaha (Kewajiban berkurang).
• (Kredit) 1-101.xx Kas Tunai Unit (Kas keluar).

---

📜 7. Penerbitan, Cetak Otomatis, & Ekspor Multi-Format BASTK (A4 / PDF / Word)#

Sistem ERP BUMDes Bolulango telah mengintegrasikan Generator Dokumen BASTK Otomatis (BeritaAcaraDanaTalanganPrint.tsx) dan Engine Ekspor Multi-Format (export-bastk-talangan.ts). Dokumen Berita Acara Serah Terima Kas (BASTK) Dana Talangan Bebas Bunga kini 100% otomatis terbit, terarsip, dan siap diunduh dalam 3 format:

A. Tiga Opsi Ekspor & Cetak Terpadu:

1. 🖨️ Cetak Fisik / Print Browser (A4): Membuka dialog print browser untuk mencetak langsung ke kertas fisik A4 ber-Kop Surat resmi BUMDes Bolulango.
2. 📕 Unduh Berkas PDF Vektor (.pdf): Menghasilkan dokumen PDF resolusi tinggi berstandar A4 portrait (BASTK_[CLUSTER]_[DATE]_001_Dana_Talangan.pdf) yang siap dikirim via WhatsApp atau diarsipkan digital.
3. 📘 Unduh Berkas Microsoft Word (.docx): Menghasilkan berkas naskah OpenXML Word (BASTK_[CLUSTER]_[DATE]_001_Dana_Talangan.docx) yang dapat diedit langsung di MS Word atau WPS Office untuk penyesuaian redaksional khusus atau penambahan nomor SK desa.

B. Titik Akses Ekspor di Aplikasi:

1. Langsung Saat Input Berhasil:

• Setelah menekan tombol [⚡ Simpan & Auto-Posting Jurnal], jendela modal otomatis memunculkan 3 tombol tindakan: 👉 [🖨️ Cetak A4] | [📕 Unduh PDF] | [📘 Unduh Word].

2. Kapan Saja Melalui Tabel Buku Utang (AP):

• Buka menu Keuangan → Utang & Piutang → tab Buku Utang (AP).
• Pada baris transaksi bertanda badge ⚡ Dana Talangan (PO-...-DT-...), tersedia grup tombol cepat: 👉 [BASTK] (Cetak A4) | [PDF] (Unduh .pdf) | [Word] (Unduh .docx).
• Dokumen fisik dan digital dapat diunduh ulang kapan saja dari arsip database.

C. Karakteristik & Standar Naskah BASTK Terpadu:

• Kop Surat Resmi: Lambang BUMDes, identitas Pemerintah Desa Bolulango, alamat, telepon/WA, dan email dinas.
• Dual Kodifikasi Baku: Memuat nomor registrasi BASTK fisik (BASTK/[CLUSTER]/[YYYYMMDD]/[SEQ]), nomor transaksi AP (PO-...-DT-...), dan nomor jurnal akuntansi (JRN-PO-...).
• Prinsip Syariah Al-Qardh (Bebas Bunga): Memuat klausul kesepakatan tegas bahwa pinjaman ini adalah bantuan modal kerja darurat tanpa bunga, tanpa imbalan finansial tambahan, dan diakui sebagai kewajiban lancar Akun 2-101.
• Konversi Nilai Terbilang Rupiah Real-Time: Angka nominal secara presisi diubah menjadi kalimat teks bahasa Indonesia baku (misal: Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah).
• Format Tanda Tangan 3 Pihak:

1. PIHAK PERTAMA: Pemberi Talangan (Tokoh pembina / rekanan perorangan).
2. PIHAK KEDUA: Pengelola / Bendahara Unit Usaha Penerima.
3. MENGETAHUI: Direktur Utama BUMDes Bolulango.

• Lembar Lampiran Bukti Fisik (Audit Sheet): Apabila staf mengunggah foto saat input (nota serah terima fisik uang atau slip transfer bank), lembar lampiran kedua otomatis terbit menampilkan foto resolusi tinggi untuk keperluan audit BPKP dan Inspektorat.

---

C. Naskah Baku Klausul BASTK (Rujukan Sistem):

BERITA ACARA SERAH TERIMA DANA TALANGAN OPERASIONAL
Nomor Dokumen: BASTK/KTPG-TERNAK/20260405/001
Nomor Registrasi ERP: PO-KTPG-DT-20260405-001
Nomor Jurnal SAK EP: JRN-PO-KTPG-DT-20260405-001

Pada hari ini, Minggu tanggal Lima bulan April tahun Dua Ribu Dua Puluh Enam (05-04-2026), bertempat di Kantor Operasional Unit Usaha Peternakan (BUMDes Bolulango), kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : Bapak Ansor
 Status / Peran : Tokoh Pembina / Penyedia Dana Talangan Pribadi
 (Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA)

2. Nama : [Pengelola / Bendahara Operasional]
 Jabatan : Bendahara Unit Peternakan & Perikanan Ketapang
 Bertindak Untuk : BUMDes Bolulango
 (Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA)

Dengan ini menyatakan sepakat atas penyerahan Dana Talangan Operasional darurat dengan ketentuan:
1. PIHAK PERTAMA menyerahkan dana kas sebesar Rp 1.500.000,- (Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) kepada PIHAK KEDUA, dan dana tersebut telah disetor ke dalam Kas Fisik Unit Peternakan (Akun SAK EP: 1-101.02).
2. Dana tersebut digunakan semata-mata untuk belanja operasional mendesak ransum pakan ayam petelur / sarana produksi unit usaha.
3. Pinjaman ini bersifat darurat tanpa bunga (prinsip syariah Al-Qardh) dan diakui secara sah sebagai kewajiban lancar pada Akun 2-101 ERP BUMDes (Bukan Pendapatan).
4. PIHAK KEDUA wajib memprioritaskan pengembalian dana ini setelah penerimaan hasil penjualan telur/panen masuk ke kas unit usaha.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya dalam rangkap 2 (dua) untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

PIHAK PERTAMA (Pemberi Talangan), PIHAK KEDUA (Penerima / BUMDes),


( Bapak Ansor ) ( .............................. )

Mengetahui,
Direktur BUMDes Bolulango,


( .............................. )