PANDUAN OPERASIONAL SPK & PENGGAJIAN UPAH BORONGAN

Modul Surat Perintah Kerja (SPK) & Upah Borongan (/dashboard/sdm/borongan) dirancang khusus untuk mengelola tenaga kerja non-pegawai tetap di tingkat desa, seperti buruh panggul bongkar muat pakan/pupuk, buruh petik panen cabai/padi, tukang las perbaikan kandang, supir sewa pikap, dan tenaga konveksi sablon.

Modul ini menjamin kepatuhan penuh terhadap Standar Akuntansi Keuangan Entitas Privat (SAK EP) dengan memisahkan beban upah borongan dari akun gaji karyawan tetap serta menyediakan kontrol fisik anti-fraud sebelum kas dicairkan.

1. Landasan Hukum & Kebijakan Akuntansi SAK EP#

1.1 Status Hubungan Kerja (Penyedia Jasa vs Pegawai Tetap)

• Bukan Karyawan Tetap (Non-Payroll): Pekerja borongan dan buruh lepas harian tidak memiliki Surat Keputusan (SK) pengangkatan pegawai dan tidak berhak atas tunjangan bulanan/THR. Mereka DILARANG dimasukkan ke modul penggajian rutin karyawan (5-101 Beban Gaji & Tunjangan).
• Diakui sebagai Mitra Penyedia Jasa (Service Vendor): Secara hukum perdata dan akuntansi SAK EP, pekerja lepas berstatus sebagai rekanan perorangan atau mandor regu. Rekanan ini dapat didaftarkan di master Mitra Bisnis (/dashboard/master-data/mitra) dengan klasifikasi Vendor Jasa.

1.2 Standarisasi Kodifikasi Akun Beban (Chart of Accounts)

Setiap pencairan upah borongan secara otomatis didebet ke akun beban operasional jasa yang sesuai:

┌───────────┬─────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┐
│ Kode Akun │ Nama Akun Buku Besar SAK EP │ Peruntukan Lapangan │
├───────────┼─────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 5-221 │ Beban Upah Buruh Harian & Tenaga Borongan │ Panen, sortir, cuci telur, │
│ │ (Sub-akun: 5-221.14 Ketapang, 5-221.13 Bio-Liv) │ cangkul tanah, sablon baju │
├───────────┼─────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 5-212 │ Beban Jasa Angkut, Ekspedisi & Bongkar Muat │ Bongkar jagung/pakan truk, │
│ │ (Sub-akun: 5-212.14 Ketapang, 5-212.13 Bio-Liv) │ sewa pikap angkut komoditas │
├───────────┼─────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 5-215 │ Beban Pemeliharaan & Perbaikan Aset │ Tukang las kandang baterai, │
│ │ (Sub-akun: 5-215.14 Ketapang, 5-215.13 Bio-Liv) │ servis pompa air, semen kolam│
└───────────┴─────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┘

2. Alur Kerja Standar 4 Tahap (The 4-Step Standard Workflow)#

Sistem menerapkan prinsip pemisahan fungsi (Segregation of Duties) untuk mencegah manipulasi jam kerja atau upah fiktif:

┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐
│ TAHAP 1 │ ──> │ TAHAP 2 │ ──> │ TAHAP 3 │ ──> │ TAHAP 4 │
│ Penerbitan SPK │ │ Opname Fisik │ │ Persetujuan │ │ Pencairan & BKK │
│ (Mandor/Staf) │ │ (Pengawas/Foto) │ │ (Kepala Unit) │ │ (Bendahara) │
└─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────┘

Tahap 1: Penerbitan SPK Awal

1. Buka menu SDM & Payroll -> SPK & Upah Borongan (/dashboard/sdm/borongan).
2. Klik tombol Terbitkan SPK Baru.
3. Pilih unit usaha pelaksana (misal: Unit Peternakan Ketapang).
4. Pilih rekanan dari Master Mitra atau ketik nama mandor/pekerja lapangan.
5. Tentukan kategori pekerjaan:

• Panen / Harian (Otomatis memetakan COA 5-221)
• Bongkar Muat & Ekspedisi (Otomatis memetakan COA 5-212)
• Perbaikan & Servis Sarana (Otomatis memetakan COA 5-215)

6. Masukkan target volume, satuan baku (karung, kg, ton, rit, hari, sekat, pcs), dan tarif satuan (Rp).
7. Sistem otomatis menerbitkan Nomor SPK berformat baku: SPK-[KODE_UNIT]-[YYYYMMDD]-[NO_URUT].

Tahap 2: Pelaksanaan & Opname Hasil Fisik

1. Setelah pekerjaan selesai dikerjakan di kandang/gudang/lahan, pengawas lapangan melakukan inspeksi fisik (field opname).
2. Pada tabel SPK, klik tombol Opname.
3. Masukkan jumlah volume aktual yang selesai (misal target 50 karung, terealisasi 48 karung).
4. Masukkan tautan bukti foto fisik hasil pekerjaan atau dokumentasi lapangan.
5. Berikan catatan mengenai kualitas pengerjaan.
6. Status SPK berubah menjadi completed_pending_review.

Tahap 3: Verifikasi & Pengesahan Kepala Unit

1. Kepala Unit Usaha meninjau hasil opname dan foto bukti kerja.
2. Jika hasil pekerjaan sesuai spesifikasi, klik tombol Setujui.
3. Status SPK berubah menjadi approved (Siap Dicairkan).

Tahap 4: Pencairan Kas, Penerbitan BKK & Jurnal Otomatis

1. Bendahara BUMDes atau Kasir Unit membuka SPK berstatus approved.
2. Klik tombol Cairkan BKK.
3. Pilih metode pencairan:

• Kas Tunai: Mengeluarkan uang fisik dari brankas unit.
• Transfer Bank: Mengirim via rekening bank operasional BPD unit.

4. Pilih akun kas/bank pembayar (misal 1-101.03 Kas Tunai Ketapang).
5. Klik Cairkan & Terbitkan Jurnal BKK.
6. Eksekusi Otomatis Sistem:

• Menerbitkan nomor Bukti Kas Keluar resmi (misal BKK-KTPG-20260917-001).
• Membentuk entri jurnal berimbang:

• [Debet] Akun Beban Terkait (5-221 / 5-212 / 5-215)
• [Kredit] Akun Kas/Bank Pembayar (1-101.xx / 1-102.xx)

• Status SPK terkunci menjadi paid.

3. Cetak Bukti Fisik & Pengesahan 4 Pihak#

Untuk keperluan arsip fisik dan audit inspektorat/auditor eksternal, klik tombol Slip BKK pada baris SPK yang telah dibayar:

1. Sistem menampilkan lembar resmi Bukti Kas Keluar (BKK) & Surat Perintah Kerja.
2. Dokumen memuat rincian lengkap: identitas pekerja, tanggal pelaksanaan, nomor referensi SPK dan BKK, rincian volume kerja, tarif, serta total upah bersih.
3. Dokumen dilengkapi 4 kolom tanda tangan pengesahan resmi:

• Penerima Upah: Pekerja borongan atau Mandor regu kerja.
• Pengawas Lapangan: Mandor atau verifikator fisik opname.
• Kepala Unit Usaha: Pejabat penanggung jawab operasional unit.
• Bendahara BUMDes: Kasir pembayar dan penataatausahaan kas.

4. Klik tombol Cetak Dokumen / Simpan PDF untuk mencetak kuitansi fisik di kantor unit.

4. Matriks Pengendalian Internal & Anti-Fraud#

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────┐
│ Risiko Operasional │ Titik Rawan Fraud │ Kontrol Pengendalian Sistem BUMDes ERP │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 1. Pekerja Fiktif │ Nama fiktif dimasukkan kasir │ Terintegrasi ke Master Mitra & verifikasi HP │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 2. Penggelembungan Volume (Mark-Up) │ Volume dilaporkan lebih besar │ Wajib opname fisik & unggah dokumentasi foto │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 3. Pembayaran Ganda (Double Payout) │ Satu SPK dicairkan berulang │ Kunci status atomik (status paid mengunci) │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 4. Salah Kamar Akun Akuntansi │ Masuk beban gaji pegawai tetap │ Pemetaan otomatis terisolasi ke COA 5-2xx │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────┘

5. Hubungan dengan Master Data Mitra Bisnis#

Jika pekerja borongan adalah penyedia jasa langganan (seperti tukang las tetap, montir diesel, atau supir pikap desa):

1. Daftarkan rekanan terlebih dahulu pada menu Master Data -> Mitra Bisnis (/dashboard/master-data/mitra).
2. Masukkan nama lengkap, kontak WhatsApp, dan pilih tipe Penyedia Jasa (Vendor).
3. Saat menerbitkan SPK baru di modul borongan, cukup pilih nama rekanan dari dropdown mitra; seluruh data kontak dan unit akan terisi otomatis secara instan.