📖 PANDUAN OPERASIONAL ERP BUMDes BOLULANGO (STANDAR ENTERPRISE 2026)

Selamat datang di ekosistem digital BUMDes Bolulango. Dokumen ini adalah panduan induk (Master User Manual) untuk menjalankan operasional harian, tata kelola akuntansi standar SAK EP / SAK EMKM, manajemen rantai pasok fisik, dan kecerdasan buatan (AI Intelligence).

---

🔑 Konsep Utama: Konteks Kerja (Work Context Aware)#

Sistem ERP BUMDes Bolulango mengadopsi arsitektur Multi-Unit Holding & Sub-Holding. Sebelum melakukan input data (Jurnal, PO, Kasir POS, Transfer Stok, Aset, Kas Kecil), Anda WAJIB memperhatikan unit kerja aktif melalui Work Context Bar di bagian atas layar:

• Pilih Unit: Klik tombol "Pilih Unit" jika bar berwarna kuning/oranye.
• Ganti Konteks: Klik "Ganti Unit" untuk berpindah antar unit usaha (misal: Holding Induk, Unit Peternakan Sapi/Ayam, Toko Retail, atau Simpan Pinjam).
• Isolasi & Konsolidasi: Data transaksi tercatat secara otonom per sub-unit usaha namun otomatis terkonsolidasi secara real-time di tingkat Holding BUMDes.

---

1. Modul Keuangan & Akuntansi (The Financial Heart)#

Tujuan: Memastikan seluruh mutasi keuangan desa tercatat secara otomatis, transparan, dan akuntabel sesuai Permendesa No. 3/2021.

• Jurnal Umum & Buku Besar: Pencatatan otomatis double-entry terintegrasi.
• Transfer Kas/Bank Antar Unit: Modul mutasi dana internal (Holding ↔ Sub-Unit) berpelindung bukti setor fisik berkamera GeoTag (GPS & Timestamp) dengan mekanisme dual-step authorization.
• Pengelolaan Kas Kecil & Sistem Dana Tetap (Petty Cash / Imprest Fund System):
  • Pengendalian dana kas kecil operasional berbasis Sistem Imprest dengan plafon dana tetap standar Rp 2.500.000,00.
  • Penerbitan Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK / Voucher Kas Keluar) berstempel foto nota fisik kamera GeoTag GPS.
  • Formulir Pengajuan & Rekapitulasi Pengisian Kembali Kas Kecil (Replenishment) dengan auto-journaling Debit Beban Operasional vs Kredit Kas/Bank.
  • Fitur Cash Opname Fisik berkalkulator pecahan uang dan penerbitan resmi Berita Acara Cash Opname Fisik.
  • 📄 Panduan Lengkap: Panduan Pengelolaan Kas Kecil & Imprest Fund System.
• Manajemen Aset Tetap & Depresiasi Otomatis:
  • Pendataan aset fisik desa dengan stiker QR Code Inventaris dan inspeksi fisik berkamera GeoTag.
  • Mesin depresiasi garis lurus terotomasi (Straight-Line Auto-Depreciation) yang membukukan beban penyusutan bulanan secara otomatis.
  • Cetak resmi Buku Induk Inventaris Aset Tetap (BIIA) dan Kartu Riwayat & Jadwal Penyusutan Aset.
  • 📄 Panduan Lengkap: Panduan Manajemen Aset Tetap & Depresiasi Otomatis.
• Laporan Finansial Real-Time: Neraca (Balance Sheet), Laba Rugi (Income Statement), Arus Kas (Cash Flow), Perubahan Modal, dan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).
• Siklus Tutup Buku (Closing Engine):
  • Tutup Buku Bulanan: Mengunci transaksi periode berjalan, menjalankan kalkulasi penyusutan aset otomatis, dan merekam laba/rugi berjalan.
  • Tutup Buku Tahunan: Memindahkan saldo laba berjalan menjadi Laba Ditahan (Retained Earnings).

---

2. Rantai Pasok, Gudang & Logistik (Supply Chain & Multi-Warehouse)#

Tujuan: Menjaga ketersediaan barang, mencegah selisih fisik inventori, dan mengoptimalkan arus logistik desa.

• Pengadaan Barang (PO) & Hutang Usaha (AP):
  • Penerbitan Surat Pesanan (Purchase Order) resmi dengan kop BUMDes.
  • Penerimaan Barang (Goods Receipt PO) dengan verifikasi fisik kamera GeoTag.
  • Jadwal penuaan hutang (AP Aging Schedule) 0-30, 31-60, >60 hari dan form pelunasan hutang supplier.
  • 📄 Panduan Lengkap: Panduan Pengadaan Barang & Hutang Usaha.
• Transfer Stok Antar Gudang:
  • Alur mutasi logistik aman dengan verifikasi persetujuan ganda (Dual-Approval: Dispatched ➔ Received).
  • Pemotongan dan penambahan inventori berbasis metode FIFO terintegrasi.
  • 📄 Panduan Lengkap: Panduan Transfer Stok & Logistik Antar Gudang.
• Stock Opname & Penyesuaian Fisik Inventori (BASO):
  • Audit fisik berkala dengan pemindaian barcode/QR scanner.
  • Rekonsiliasi selisih fisik vs saldo sistem (discrepancy analysis).
  • Auto-journaling dampak kerugian/keuntungan selisih fisik (Beban Selisih Persediaan).
  • Penerbitan dokumen formal Berita Acara Stock Opname (BASO) lengkap lembar pengesahan direktur.
  • 📄 Panduan Lengkap: Panduan Stock Opname & Penyesuaian Fisik.

---

3. Penjualan, POS Kasir & Piutang Usaha (Sales & Accounts Receivable)#

Tujuan: Melayani transaksi retail/grosir, penerbitan invoice resmi, dan penagihan piutang pelanggan terkontrol.

• Point of Sales (POS Kasir Retail): Transaksi cepat, cetak struk thermal 58mm/80mm, diskon promo, dan potongan stok seketika.
• Penjualan Kredit (Tempo/Invoice): Penerbitan faktur tagihan resmi (Sales Invoice) dengan termin pembayaran (Net 7, Net 14, Net 30).
• Manajemen Piutang Usaha (AR Aging Schedule):
  • Monitoring tagihan tertunggak berbasis matriks 4-tier penuaan (Lancar, Jatuh Tempo, Menunggak, Kritis).
  • Cetak Surat Pernyataan Piutang & Rekening Koran Pelanggan (Customer Statement of Account).
  • Form pembayaran piutang dengan pelampiran Kwitansi Berstempel GeoTag GPS dan auto-journaling penerimaan kas/bank.
  • 📄 Panduan Lengkap: Panduan Penjualan Kredit & Piutang Usaha.

---

4. Manufaktur & Produksi Pabrikasi#

Tujuan: Mengelola transformasi bahan mentah menjadi barang jadi melalui standarisasi formula dan eksekusi produksi (SPK).

• Master Bill of Materials (BOM): Formula baku takaran bahan mentah untuk menghasilkan unit barang jadi.
• Surat Perintah Kerja (SPK): Eksekusi produksi otomatis yang memotong bahan baku secara FIFO dan menambah saldo barang jadi.
• Kalkulasi HPP Pabrikasi: Menghitung total biaya bahan baku dan biaya konversi secara presisi ke dalam harga pokok produksi.

---

5. Sumber Daya Manusia & Payroll#

Tujuan: Pengelolaan pegawai desa dan sistem penggajian transparan.

• Database & Struktur Gaji Pegawai: Gaji pokok, tunjangan fungsional, dan insentif produktivitas.
• Absensi Digital: Pencatatan kehadiran harian berbasis perangkat mobile.
• Payroll Engine: Eksekusi penggajian bulanan dengan auto-journaling beban gaji dan cetak Slip Gaji Digital Resmi.

---

6. Kecerdasan Buatan Terpadu (AI Intelligence - Gemini 3.7 Flash & 3.5 Engine)#

Tujuan: Memberikan rekomendasi strategis, analisis prediktif, dan asisten digital berbasis data riil desa.

• Mesin AI Terbaru: Ditenagai oleh Google Gemini 3.7 Flash (penalaran super cepat & cerdas) dengan cadangan otomatis (auto-fallback cascade) ke Gemini 3.5 Flash dan Gemini 2.5 Flash.
• AI Advisor Multi-Unit: Asisten cerdas untuk unit Peternakan (Livestock Doctor), Pertanian (Plant Doctor), Perdagangan, dan Simpan Pinjam.
• AI Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK): Generator narasi formal CALK otomatis berbasis standar SAK EMKM / SAK EP.
• Public Chat Assistant: Asisten digital di portal publik warga untuk konsultasi produk desa dan keterbukaan informasi publik.

---

7. Rangkuman Indeks Dokumen SOP Operasional#

---

BUMDes Bolulango — Mewujudkan Kemandirian Ekonomi Desa Berbasis Tata Kelola Digital Berstandar Emas! 🇮🇩🌾✨