Panduan Alur Pembelian: PO ke Penerimaan Barang
🔄 Panduan Alur Pembelian (PO → Penerimaan Barang)
Sistem ERP BUMDes sekarang menggunakan alur Accrual yang profesional, di mana proses pemesanan dan penerimaan barang dipisahkan. Hal ini bertujuan agar data stok dan hutang di neraca keuangan benar-benar akurat sesuai fisik barang di gudang.
1. Tahap Pemesanan (Purchase Order / PO)
Tahap ini dilakukan saat Anda bernegosiasi atau memesan barang ke Supplier.
Langkah-langkah:
- Buka menu Pengadaan & PO.
- Klik tombol Tambah PO.
- Pilih Supplier dan pilih Produk yang akan dipesan.
- Masukkan kuantitas dan harga kesepakatan.
- Klik Simpan Pesanan.
Dampak pada Sistem:
- Nomor PO resmi akan diterbitkan (Contoh:
PO/SAP/2026/...). - PENTING: Stok barang BELUM bertambah di gudang.
- PENTING: Jurnal Keuangan BELUM dicatat (Hutang belum diakui).
2. Tahap Penerimaan Barang (Goods Receipt)
Tahap ini dilakukan HANYA SAAT barang fisik telah sampai di gudang BUMDes dan telah diperiksa kualitasnya.
Langkah-langkah:
- Buka menu Penerimaan Barang (di bawah folder Data Produk & Stok).
- Cari nomor PO yang sesuai dengan surat jalan dari supplier.
- Klik tombol Terima Barang.
- Konfirmasi bahwa barang sudah dicek dan sesuai.
Dampak pada Sistem:
- Stok Bertambah: Secara otomatis sistem akan menambah stok di Katalog Produk dan Monitoring Stok.
- Batch Terbentuk: Sistem akan mencatat tanggal masuk untuk pelacakan masa kadaluarsa (FIFO).
- Jurnal Otomatis: Sistem akan mencatat jurnal akuntansi secara otomatis:
- Debit: Persediaan Barang Dagang
- Kredit: Kas (jika tunai) atau Hutang Dagang (jika kredit).
3. Tanya Jawab (FAQ)
P: Bagaimana jika barang yang datang hanya sebagian? J: Untuk saat ini, sistem mencatat penerimaan penuh sesuai PO. Jika barang yang datang berbeda jauh, disarankan untuk membatalkan PO lama dan membuat PO baru sesuai fisik yang datang.
P: Mengapa saya tidak melihat stok bertambah padahal sudah buat PO? J: Pastikan Anda sudah memprosesnya di menu Penerimaan Barang. Selama statusnya masih "Ordered", stok tidak akan muncul di gudang.
Harap ikuti panduan ini untuk menjaga integritas data keuangan BUMDes.