Panduan Umum (Detail)

Panduan Umum (Detail)

Updated: Jun 2026Oleh: SystemManual Operasional
Menyiapkan Audio...
Daftar Isi
Protected View (Read Only)

📘 Kitab Suci ERP BUMDes (Manual Book)

Dokumen ini adalah panduan lengkap (Single Source of Truth) untuk sistem ERP BUMDes. Dokumen ini mencakup filosofi sistem, panduan teknis, penjelasan fitur per modul, hingga panduan penggunaan sehari-hari.

🏗️ 1. Filosofi & Arsitektur Sistem#

Sistem ini dibangun dengan prinsip "Terintegrasi & Transparan". Berbeda dengan aplikasi pembukuan biasa, ERP ini menghubungkan operasional (Kasir/Stok) langsung dengan Akuntansi (Jurnal).

Karakteristik Utama:

  1. Real-time Accounting: Setiap transaksi di toko/unit usaha otomatis mencatat jurnal akuntansi. Tidak ada input ulang.
  2. Multi-Tenant (Unit Usaha & Sub-Unit): Satu sistem bisa menangani banyak anak usaha dengan struktur hirarkis (Contoh: Unit Perdagangan sebagai induk bagi Toko-Toko UMKM/POS).
  3. Context-Aware Sidebar: Menu navigasi beradaptasi otomatis. Jika kawan membuka "Toko", menu POS akan muncul. Jika membuka "Unit Perdagangan", menu Grosir/PO yang akan muncul.
  4. Unified Member Database (CRM): Satu pusat data untuk warga desa yang terintegrasi ke seluruh unit (Simpan Pinjam, Toko, dan Sewa).
  5. Role-Based Access: Keamanan data terjamin karena setiap user hanya melihat apa yang menjadi haknya.

Teknologi di Balik Layar:

  • Frontend: Next.js 15 (Cepat, Modern, & Production-Ready)
  • Engine: React 19 (Server Actions & Action State)
  • Database: Supabase PostgreSQL (Aman & Skalabel)
  • Security: Row Level Security (RLS) di Database

👥 2. Hak Akses & Peran Pengguna (User Roles)#

Sistem membagi pengguna ke dalam 4 kasta utama:

👑 1. Super Admin

  • Siapa?: Direktur BUMDes atau Tim IT Desa.
  • Hak Akses: Mutlak. Bisa melihat semua unit, semua laporan keuangan, dan mengelola user lain melalui menu Manajemen Akses.
  • Tugas Utama: Setup awal, audit sistem lewat Log Aktivitas, manajemen pengurus.

🔒 2.1 Manajemen Akses & Keamanan (Admin Only)#

Fitur ini adalah "Ruang Kontrol" bagi Direktur untuk memastikan sistem aman.

A. Mendaftarkan Pengguna Baru

  1. Buka menu Manajemen Akses > Klik Tambah Pengguna Baru.
  2. Masukkan nama lengkap dan email resmi (email ini digunakan untuk login).
  3. Pilih Peran (Role). Hati-hati memberi akses Super Admin.
  4. User baru otomatis mendapatkan password default: Bumdes123!.
  5. Audit: Setiap pendaftaran tercatat di Log Aktivitas.

B. Memantau Jejak Audit (Log Aktivitas)

Sistem mencatat setiap perubahan penting. Jika ada saldo yang berubah tiba-tiba atau stok berkurang misterius, Direktur bisa mengecek di tab Log Aktivitas untuk melihat siapa yang melakukan tindakan tersebut terakhir kali.

C. Mengedit & Menghapus Pengguna

Direktur memiliki kendali penuh atas personil sistem:

  1. Edit: Di daftar pengguna, klik ikon Pensil untuk mengubah nama lengkap atau mengganti peranan (misal: Kasir naik jabatan jadi Kepala Unit).
  2. Hapus: Klik ikon Tempat Sampah untuk memutus akses pengguna.
  3. Reset Password: Klik ikon Gembok untuk mengatur ulang password jika pengguna lupa.

🚀 3. Panduan Onboarding Karyawan Baru#

Proses ini dilakukan saat ada pengurus atau staf baru yang bergabung dalam ekosistem BUMDes. Ikuti langkah-langkah berikut agar hak akses dan tanggung jawab tercatat dengan benar.

Langkah 1: Mendaftarkan Akun (User Creation)

  1. Masuk ke Dashboard > Pengaturan > Manajemen Pengguna.
  2. Klik + Tambah User.
  3. Masukkan Nama Lengkap dan Email Resmi.
  4. Pilih Role/Jabatan yang sesuai (Kasir, Admin Unit, Admin Keuangan, atau Pengawas).
  5. Berikan informasi login kepada karyawan tersebut:
    • Username: Alamat email mereka
    • Password Default: Bumdes123!
    • Saran: Mintalah karyawan segera mengganti password di menu Pengaturan > Keamanan setelah login pertama.

Langkah 2: Penugasan Unit Usaha (Unit Assignment)

Penting: Langkah ini wajib dilakukan jika perannya adalah Admin Unit.

  1. Masuk ke Pengaturan > Unit Usaha.
  2. Cari unit usaha yang akan dipimpin oleh karyawan tersebut (Misal: Unit Peternakan).
  3. Pada dropdown "Penanggung Jawab", pilih nama karyawan yang baru didaftarkan.
  4. Klik Simpan. Sekarang, karyawan tersebut bisa mengelola stok dan transaksi unitnya sendiri.

Langkah 3: Pencatatan di Bagan Organisasi

Agar profil mereka muncul di laporan publik dan struktur resmi:

  1. Masuk ke Pengaturan > Bagan Organisasi.
  2. Klik tombol "Kelola Pengurus".
  3. Cari posisi yang sesuai (Misal: Manager Unit Peternakan).
  4. Klik dropdown "Pilih User Sistem" dan arahkan ke nama karyawan tersebut.
  5. Klik "Selesai Edit".

Langkah 4: Verifikasi Hak Akses (Opsional)

Jika jabatan tersebut memerlukan izin khusus (misal: Pengawas yang ingin melihat jurnal tertentu):

  1. Masuk ke Pengaturan > Hak Akses (RBAC).
  2. Centang atau hapus izin pada peran yang bersangkutan.

💬 2.2 Moderasi Komentar & Aspirasi Warga (Public Engagement)#

Sebagai platform desa terbuka, ERP BUMDes mendukung partisipasi warga lewat portal publik.

A. Moderasi Komentar (Interaction Control)

Admin memiliki kendali penuh atas diskusi publik untuk mencegah konten negatif:

  1. Gembok Komentar: Di dashboard berita/produk, gunakan sakelar "Gembok" untuk menutup ruang diskusi pada konten tertentu.
  2. Diskusi Warga Terverifikasi: Hanya warga yang terdaftar dalam Database Warga & Mitra yang dapat memberikan komentar. Sistem akan meminta NIK dan Nama Lengkap sebagai syarat verifikasi otomatis (KYC sederhana).
  3. Dashboard Moderasi (NEW): Buka Dashboard > Web CMS > Moderasi Komentar.
    • Filter Canggih: Cari komentar berdasarkan kategori (Berita, Transparansi, Unit Usaha).
    • Hapus Masal: Tandai komentar yang melanggar aturan (SARA, Iklan, Spam) dan hapus secara instan.
    • Pantau Feedback: Lihat rating dan aspirasi warga secara real-time dari satu layar.

B. Menanggapi Aspirasi (Contact Messages)

Setiap pesan yang dikirim warga melalui formulir "Hubungi Kami" akan masuk ke Dashboard > Pesan Masuk.

  1. Balas pesan melalui WhatsApp atau Email resmi yang tertera.
  2. Tandai sebagai Selesai jika aspirasi sudah ditindaklanjuti.

💰 2. Admin Keuangan

  • Siapa?: Bendahara BUMDes.
  • Hak Akses: Fokus pada Modul Keuangan (Jurnal, Buku Besar, Neraca, Laba Rugi). Bisa melihat laporan semua unit tapi tidak bisa mengubah stok/transaksi harian unit.
  • Tugas Utama: Verifikasi jurnal, rekonsiliasi bank, cetak laporan akhir bulan.

🏪 3. Admin Unit (Kepala Unit / Koordinator Sektor)

  • Siapa?: Manajer Toko, Kepala Unit Perdagangan, Kepala Unit Pertanian.
  • Hak Akses: Mengelola Unit Bisnis miliknya dan seluruh Sub-Unit di bawahnya.
  • Tugas Utama: Koordinasi antar sub-unit, belanja stok skala besar (Grosir), dan monitoring performa retail (POS).

🛍️ 4. Pengelola Sub-Unit (Kepala Toko/Staf POS)

  • Siapa?: Penanggung jawab Toko UMKM Dusun A, Petugas Operasional.
  • Hak Akses: Spesifik pada satu sub-unit (Toko/Loket). Fokus pada operasional harian seperti Kasir dan Stok Rak.
  • Tugas Utama: Input penjualan (POS), update stok pajangan, setor kas ke Admin Unit Induk.

🛒 5. Kasir

  • Siapa?: Petugas jaga toko/loket.
  • Hak Akses: Sangat terbatas. Hanya bisa buka menu POS (Point of Sale) untuk input penjualan.
  • Tugas Utama: Melayani pembeli, cetak struk, setor kas ke Admin Unit.

📚 3. Panduan Modul & Fitur#

A. Modul Keuangan (Jantung Sistem)

Modul ini adalah muara dari semua data. Semua laporan di bawah sudah TERINTEGRASI dengan POS - artinya setiap transaksi kasir langsung mempengaruhi laporan ini secara real-time.

📋 Jurnal Umum (General Journal)

  • Fungsi: Mencatat SEMUA transaksi akuntansi (baik manual maupun otomatis dari POS).
  • Cara Lihat: Keuangan → Jurnal Umum
  • Format: Double-entry (Debit & Kredit harus balance)
  • Fitur:
    • Sortir berdasarkan tanggal
    • Filter per periode & Unit Usaha (Pusat/Cabang)
    • Pencegahan Ghost Journal: Sistem memiliki trigger otomatis yang mencegah penghapusan jurnal pada periode yang sudah terkunci.
    • Self-Healing Reversal: Jurnal pembalik (reversal) dapat dihapus dengan aman karena sistem otomatis memutus link referensi sebelum penghapusan.
    • Export PDF

📘 Buku Besar (General Ledger)

  • Fungsi: Melihat riwayat transaksi per akun (misal: Hanya lihat mutasi Kas Kecil saja)
  • Cara Pakai:
    1. Buka Keuangan → Buku Besar
    2. Pilih akun (misal: 1101 - Kas Kecil)
    3. Lihat running balance (saldo berjalan)
  • Manfaat: Tahu berapa saldo kas/bank saat ini, siapa saja yang belum bayar hutang, dll.

⚖️ Neraca (Balance Sheet)

  • Fungsi: Potret posisi keuangan (Aset vs Hutang & Modal) pada tanggal tertentu
  • Rumus: Aset = Kewajiban + Ekuitas (HARUS BALANCE!)
  • Fitur:
    • Auto-calculate "Laba Tahun Berjalan" (dari Revenue - Expense)
    • Indikator "✅ Neraca Seimbang" atau "⚠️ Tidak Seimbang"
    • Export PDF untuk audit

📈 Laba Rugi (Income Statement / Profit & Loss)

  • Fungsi: Menunjukkan berapa untung/rugi dalam periode tertentu
  • Rumus: Laba Bersih = Total Pendapatan - Total Beban
  • Warna Indikator:
    • Hijau: Laba (Untung)
    • Merah: Rugi
  • Manfaat: Evaluasi kinerja unit usaha, basis bagi hasil tahunan
  • Fitur: Export PDF ready-print untuk Musyawarah Desa

🖨️ Fitur Export PDF (SEMUA Laporan)

Semua laporan keuangan di atas dilengkapi tombol:

  • "Cetak": Membuka dialog print browser (bisa pilih printer fisik)
  • "Download PDF": Langsung download file PDF tanpa perlu buka dialog print
  • Format PDF sudah disesuaikan untuk kertas A4

TIP PRO: Gunakan Buku Besar untuk investigasi detail, gunakan Neraca & Laba Rugi untuk presentasi ke stakeholder.

A1.1. Setup Saldo Awal (Opening Balance) - Fitur Baru

Sebelum memulai pembukuan di sistem ini, Anda perlu memindahkan saldo terakhir dari pembukuan lama (manual/Excel) ke dalam sistem.

Mengapa Penting? Agar neraca awal Anda akurat (Kas sesuai kenyataan, Modal tercatat benar, Hutang terdata).

Cara Menggunakan:

  1. Masuk ke Keuangan > COA (Chart of Accounts).
  2. Klik tombol "Input Saldo Awal" di pojok kanan atas.
  3. Masukkan nilai untuk akun-akun yang memiliki saldo.
    • Contoh:
      • Kas Tunai (Debit): Rp 5.000.000
      • Kas Bank (Debit): Rp 10.000.000
      • Modal Awal (Kredit): Rp 15.000.000
  4. Lihat indikator di bawah. Total Debit HARUS SAMA dengan Total Kredit.
  5. Jika sudah seimbang (selisih Rp 0), klik "Simpan Saldo Awal".

Info Teknis: Sistem akan otomatis membuat jurnal dengan Referensi OPBAL-YYYY yang langsung terposting. Anda bisa melihat jurnal ini di menu Jurnal Umum.

A2. Akuntansi Multi-Unit (Lanjutan)

📖 Chart of Accounts (COA) yang Komprehensif

Sistem menggunakan COA yang mengikuti:

  1. SAK ETAP / SAK Entitas Mikro - Standar Akuntansi Indonesia
  2. PSAK 69 - Agrikultur & Aset Biologis
  3. Multi-Entity Support - Rekening Koran (RK) & Transfer Antar Unit

Total ada 100+ akun yang mencakup seluruh kebutuhan BUMDes multi-unit (Toko, Pertanian, Peternakan, Perikanan, Pariwisata, Simpan Pinjam).

🏢 Rekening Koran (RK) Antar Unit

Konsep: Tracking utang-piutang antar unit dalam satu BUMDes.

Cara Pakai:

  1. Pusat transfer dana ke Unit Toko Rp 50jt
  2. Di Buku Pusat:
    • Debit 1601 - RK Unit Toko di Pusat (Piutang)
    • Kredit 1102 - Kas Bank
  3. Di Buku Unit Toko:
    • Debit 1102 - Kas Bank
    • Kredit 2601 - RK Induk di Unit Toko (Utang)
  4. Saat konsolidasi laporan BUMDes, kedua akun saling eliminasi (jadi Rp 0)

Manfaat: Transparansi aliran dana antar unit, mudah audit.

A2.1. Pengelolaan Kas Multi-Unit (PENTING!)

❓ Apakah Setiap Unit Perlu Akun Kas Terpisah?

TIDAK! Sistem menggunakan pendekatan Shared Accounts + Unit Tagging.

📊 Konsep: Akun Kas Bersama (Shared Cash Accounts)

Struktur:

  • 1101 - Kas Tunai → Dipakai oleh SEMUA unit (Pusat, Toko, Pertanian, dll)
  • 1102 - Kas Bank → Dipakai oleh SEMUA unit
  • 1-103 - Kas Kecil → Dipakai oleh SEMUA unit

Pembeda: Field business_unit_id di setiap transaksi

🔍 Cara Kerja:

Skenario: Unit Toko jual barang Rp 1.000.000

Jurnal di sistem:

Dr. 1101 Kas Tunai [unit: Toko]        Rp 1.000.000
    Cr. 4100 Pendapatan [unit: Toko]       Rp 1.000.000

Internal marking:

  • Kedua journal line punya business_unit_id = "toko"
  • Kas Tunai tetap akun 1101 (SHARED), tapi sistem tahu ini transaksi unit Toko

📈 Laporan Per Unit vs Konsolidasi

1. Laporan Unit Toko (individual):

  • Filter: business_unit_id = "toko"
  • Hasil: Hanya transaksi unit Toko
  • Kas Tunai Toko: Rp 5.000.000

2. Laporan Unit Pertanian (individual):

  • Filter: business_unit_id = "pertanian"
  • Hasil: Hanya transaksi unit Pertanian
  • Kas Tunai Pertanian: Rp 3.000.000

3. Laporan Konsolidasi BUMDes (gabungan):

  • Filter: SEMUA unit
  • Hasil: Total semua unit
  • Kas Tunai Total: Rp 8.000.000 (5jt + 3jt)

✅ Keuntungan Sistem Ini:

  1. COA Tetap Simple

    • Hanya butuh 3 akun kas (bukan 3 × jumlah unit)
    • Mudah maintenance

  2. Flexible Reporting

    • Bisa lihat per unit
    • Bisa lihat gabungan
    • Tinggal ganti filter

  3. Scalable

    • Tambah unit baru? Tidak perlu buat akun baru
    • Tinggal assign business_unit_id saat transaksi

  4. Match Financial Reality

    • Physical cash memang pisah (setiap unit punya brankas)
    • Tapi accounting tetap unified (satu COA)

  5. Best Practice

    • Ini yang dipakai ERP enterprise (SAP, Oracle, Odoo)
    • Compliant dengan SAK ETAP

💼 Praktik di Lapangan:

Kondisi Fisik:

  • Unit Toko punya brankas sendiri di toko
  • Unit Pertanian punya kas operasional di kebun
  • Pusat punya safe di kantor

Di Sistem:

  • Semua pakai akun 1101 (Kas Tunai)
  • Tapi dibedakan lewat business_unit_id
  • Report bisa akurat per unit

Saat Tutup Buku:

  • Setiap unit hitung kas fisik vs sistem
  • Jika match → Good!
  • Jika tidak → Stock opname & adjustment per unit

📝 Contoh Lengkap:

Transaksi dalam 1 hari:

Unit Toko:

POS Sale Rp 2.000.000
Dr. 1101 Kas Tunai [toko]     Rp 2.000.000
    Cr. 4100 Pendapatan [toko]    Rp 2.000.000

Unit Pertanian:

Jual Padi Rp 5.000.000
Dr. 1101 Kas Tunai [pertanian]     Rp 5.000.000
    Cr. 4201 Pendapatan Padi [pertanian] Rp 5.000.000

End of Day Report:

  • Kas Tunai Unit Toko: Rp 2.000.000
  • Kas Tunai Unit Pertanian: Rp 5.000.000
  • Total Kas Tunai BUMDes: Rp 7.000.000 ✓
  1. Audit per unit tetap akurat
    • Auditor bisa minta laporan per unit
    • Sistem bisa generate otomatis

⚠️ CATATAN PENTING (Unit Assignment):

  1. Wajib pilih Unit Usaha saat input transaksi manual.
  2. Kantor Pusat Bumdes adalah pilihan default yang paling aman untuk biaya umum.
  3. Hindari Konsolidasi (Umum) untuk transaksi rutin agar tidak menjadi data yatim (orphan) yang sulit diaudit.
  4. Validasi Otomatis: Sistem sekarang mendeteksi jika kawan belum memilih unit dan akan memberikan peringatan sebelum simpan.

A3. Sistem Pembagian SHU (Sisa Hasil Usaha)

💰 SHU BUMDes (Kalkulator Otomatis)

Apa itu SHU?
SHU adalah Sisa Hasil Usaha (keuntungan) BUMDes yang harus dibagi berdasarkan Permendesa No. 3 Th 2021 dengan porsi PADes (Modal Desa) sebesar 40%. Pembagian selebihnya bersifat dinamis sesuai AD/ART dan hasil Musyawarah Desa:

  1. Modal Desa / PADes (Maksimal 40%)
  2. Cadangan BUMDes
  3. Insentif Pengurus & Karyawan
  4. Dana Sosial Kemasyarakatan
  5. Bagi Hasil Anggota (Jika ada)
  6. Pendidikan & Kebudayaan

Cara Menggunakan Kalkulator SHU:

  1. Buka Menu: Laporan > SHU BUMDes

  2. Edit Konfigurasi (Pertama Kali / Jika Ada Perubahan):

    • Klik tombol "Edit Konfigurasi"
    • Sesuaikan persentase sesuai hasil Musyawarah Desa
    • PENTING: Total Bagi Hasil (Komposisi PADes + Cadangan + Pengurus + Sosial) harus = 100%.
    • Pastikan PADes diset minimal/maksimal 40% sesuai kesepakatan terbaru.
    • Klik "Simpan Konfigurasi"
    • Konfigurasi tersimpan untuk tahun tersebut

  3. Hitung Pembagian SHU:

    • Input Laba Bersih BUMDes (exclude unit Simpan Pinjam)
      • Sistem otomatis load dari Laporan Laba Rugi
      • Atau input manual jika perlu
    • Klik "Eksekusi Pembagian SHU"

  4. Review & Jurnal Balik:

    • Sistem akan menampilkan preview distribusi
    • Setelah diverifikasi, sistem otomatis membuat jurnal entry: 
      Dr. Laba Tahun Berjalan (3202)
    Cr. Modal Desa (3101)
    Cr. Cadangan BUMDes (3301)
    Cr. Utang SHU Pades (2-301)
    Cr. Utang SHU Masyarakat (2-302)
    Cr. Utang SHU Pengurus & Pengawas (2-303)
    • Jurnal muncul di Jurnal Umum
    • Neraca otomatis update (Equity & Liabilities)

Integrasi dengan Sistem Keuangan:

  • ✅ Laba Bersih auto-sync dari Income Statement
  • ✅ Jurnal terintegrasi dengan COA
  • ✅ Neraca otomatis balanced
  • ✅ History pembagian tersimpan untuk audit

Contoh Perhitungan Baru (2021):

Laba Bersih: Rp 100.000.000
Konfigurasi: PADes 40% | Modal 15% | Cadangan 20% | Pengurus 15% | Sosial 10%

Hasil:
├─ PADes (Modal Desa):  Rp  40.000.000 (40%)
├─ Modal BUMDes:        Rp  15.000.000 (15%)
├─ Cadangan:            Rp  20.000.000 (20%)
├─ Pengurus:            Rp  15.000.000 (15%)
└─ Sosial:              Rp  10.000.000 (10%)

💡 Tips:

  • Lakukan pembagian SHU 1x setahun setelah tutup buku
  • Dokumentasikan hasil Musyawarah Desa di kolom Notes
  • Setiap tahun bisa beda konfigurasi sesuai keputusan desa

🌾 PSAK 69 - Aset Biologis (Untuk Unit Pertanian/Peternakan/Perikanan)

Definisi: Aset biologis adalah hewan/tanaman hidup yang bertumbuh (ayam, sapi, ikan, padi, sawit, dll).

Kategori:

  1. Produktif: Menghasilkan produk berkali-kali (Sapi Perah → Susu, Ayam Petelur → Telur)
  2. Konsumsi: Dijual/dipanen sekali (Ayam Broiler, Ikan Lele, Sayuran)

Perlakuan Akuntansi:

  • Pengakuan Awal: Catat di akun Aset Biologis (14xx) saat beli/budidaya
  • Pemeliharaan: Biaya pakan, obat → Beban operasional
  • Revaluasi: Setiap periode, nilai ulang aset ke harga pasar
    • Naik → Pendapatan (akun 4x05 "Revaluasi Aset Biologis")
    • Turun → Beban (akun 5x05 "Penurunan Nilai")
  • Panen/Jual: Transfer ke Persediaan atau langsung jual

Contoh Singkat:

Beli 100 ekor ayam petelur @ Rp 15rb = Rp 1.500.000
→ Debit: Aset Biologis, Kredit: Kas

4 bulan kemudian, nilai pasar Rp 50rb/ekor
→ Revaluasi: Naik Rp 3.500.000 (Pendapatan non-kas!)

Panen telur 2.000 butir @ Rp 2rb
→ Debit: Persediaan Rp 4jt, Kredit: Pendapatan Telur Rp 4jt

PENTING: Setiap revaluasi harus ada bukti nilai wajar (harga pasar/laporan ahli). Lihat docs/COA_MULTI_UNIT_GUIDE.md untuk tutorial lengkap.

A4. Database Warga Terpadu (CRM Desa)

Modul ini adalah pusat identitas warga yang terintegrasi untuk meningkatkan inklusi keuangan dan kualitas layanan desa.

🆔 1. Unified Identity System

Setiap warga hanya membutuhkan satu profil untuk bertransaksi di unit manapun:

  • Toko BUMDes: Mendapatkan histori belanja (Loyalty).
  • Unit Simpan Pinjam: Sebagai basis data pinjaman dan tabungan.
  • Sewa Alat: Melacak riwayat penggunaan traktor, tenda, atau aset lainnya.

🛡️ 2. Smart Credit Scoring

Sistem menghitung tingkat kepercayaan warga (0-100) secara otomatis berdasarkan "Jejak Digital":

  • Sering belanja di toko? Skor naik.
  • Bayar cicilan tepat waktu? Skor naik signifikan.
  • Punya tunggakan? Skor turun. Manfaat: Direksi bisa memutuskan pemberian pinjaman Modal Usaha dengan lebih aman karena sudah ada data historisnya.

💼 3. KYC (Know Your Customer) Digital

Setiap profil dilengkapi dengan data pekerjaan, foto, dan koordinat lokasi. Hal ini memudahkan BUMDes dalam memetakan target bantuan atau program pemberdayaan petani/UMKM secara spesifik.

Untuk panduan operasional detail, silakan baca: Manual Database Warga (MANUAL_WARGA.md).

A5. Manajemen Aset & Tracking Digital

Modul ini digunakan untuk menjaga keberadaan dan kondisi aset fisik BUMDes secara digital.

🚜 1. Digital Asset Passport (QR Code)

Setiap aset memiliki QR Code unik yang berfungsi sebagai "Paspor Digital".

  • Identifikasi: Mempermudah inventarisasi fisik di lapangan.
  • Transparansi: Warga bisa scan QR untuk melihat kondisi dan riwayat aset secara transparan.
  • Aksi Cetak: Admin bisa mencetak label QR langsung dari dashboard untuk ditempel di fisik aset.

⏳ 2. Pemeliharaan Preventif (Service Reminder)

Sistem otomatis mengingatkan jadwal servis aset agar tidak mudah rusak.

  • Interval Rutin: Tentukan interval servis (misal: tiap 6 bulan).
  • Indikator Dashboard: Warna indikator akan berubah menjadi Kuning atau Merah jika jadwal servis sudah dekat atau terlambat.
  • Smart Update: Saat servis dicatat, sistem otomatis menghitung jadwal servis berikutnya.

📸 3. Galeri Kondisi & Bukti Perawatan

Dukung transparansi dengan dokumentasi visual yang kuat.

  • Multi-Photo: Unggah banyak foto untuk menunjukkan kondisi aset (Saat Diterima, Sebelum Perbaikan, Setelah Perbaikan).
  • Log Nota: Simpan bukti kuitansi bengkel/perbaikan secara digital agar audit lebih mudah.

Untuk panduan detail langkah demi langkah, silakan baca: Panduan Lengkap Manajemen Aset (MANUAL_ASET.md).

B. Modul Inventori & Retail (Trading Model)

Digunakan oleh Unit Perdagangan dan Sub-Unit (Toko) untuk mengelola aliran barang secara hirarkis.

🏢 1. Struktur "Parent-Child" (Grosir - Retail)

Sistem mendukung alur distribusi internal BUMDes:

  • Unit Perdagangan (Induk): Melakukan pengadaan (PO) ke Supplier pihak ketiga dalam volume besar.
  • Toko UMKM (Sub-Unit): Menerima transfer stok dari Unit Perdagangan untuk dijual secara retail di POS.
  • Konsolidasi Otomatis: Laporan laba rugi sub-unit otomatis mengalir ke Unit Perdagangan sebagai penambah profit sektor perdagangan.

🏗️ 1. Manajemen Gudang (Multi-Warehouse)

Sistem mendukung pengelolaan stok di banyak lokasi sekaligus.

  1. Akses: Dashboard > Stok & Logistik > Gudang / Lokasi.
  2. Tambah Gudang: Masukkan nama gudang (misal: Gudang Utama, Toko Cabang A).
  3. Link ke PO: Saat membuat Purchase Order (pembelian barang), kawan wajib memilih gudang mana yang akan menerima stok tersebut.
  4. Monitoring: Lihat distribusi stok barang per gudang di menu Monitoring Stok.

📦 2. Produk & Stok

  • Produk: Database barang jualan. Mendukung satuan (pcs, kg, liter, ikat, sisir).
  • Stok Opname (Audit Fisik): Fitur untuk mencocokkan stok di komputer dengan fisik di gudang.
    • Riwayat Audit: Rekam jejak setiap sesi opname untuk keperluan audit internal.
    • Otomasi Jurnal: Selisih stok otomatis dicatat sebagai beban/pendapatan penyesuaian berbasis Harga Pokok (HPP).
  • Supplier: Database pemasok barang.

C. Modul POS (Kasir) - Point of Sale

Halaman kasir didesain untuk kecepatan transaksi tinggi dan mendukung penggunaan lapangan (Mobile).

  1. Dual Mode UI:
    • Monitor Mode: Layout side-by-side untuk PC/Laptop kasir toko.
    • Mobile Mode: Layout berbasis tab (Produk, Keranjang, Checkout) yang dioptimalkan untuk Smartphone/Tablet petugas keliling.
  2. Pencarian Cepat: Filter produk instan berdasarkan nama atau SKU.
  3. Manajemen Keranjang: Ubah jumlah (qty) dengan satu sentuhan dan hapus item dengan delegasi yang mudah.
  4. Flexible Payment: Mendukung pembayaran Tunai (Cash), Transfer Bank (Bank), dan Kredit/Bon (Tempo) untuk nasabah terdaftar.
    • Split Payment: Pelanggan bisa membayar satu transaksi dengan gabungan metode (misal: Tunai + QRIS).
  5. Offline-Ready Design: UI tetap responsif meski digunakan di area dengan sinyal tidak stabil (Desa).
  6. Hold & Resume Cart: Tangguhkan transaksi sementara (misal: pelanggan lupa dompet) dan lanjutkan nanti tanpa mengganggu antrean lain.

PENTING: Gunakan tombol "PAS" di bagian pembayaran untuk input cepat jumlah uang yang sesuai dengan total tagihan.

C2. Modul Retur & Refund (Baru)

Modul ini menangani pengembalian barang secara profesional dan tercatat secara akuntansi.

  • Retur Penjualan: Untuk pengembalian barang dari pelanggan. Otomatis menambah stok dan mengurangi pendapatan.
  • Retur Pembelian: Untuk pengembalian ke supplier. Otomatis mengurangi stok dan mencatat penerimaan dana/pengurangan hutang.
  • Auto-Journaling: Setiap transaksi retur menghasilkan jurnal balik otomatis yang akurat.

PENTING: Sistem menggunakan logika "First-In First-Out" untuk stok. Pastikan stok fisik selalu diupdate lewat menu Inventori jika ada barang rusak/hilang agar stok komputer akurat.

D. Modul Sektor Peternakan (Livestock)

Modul ini mengelola aset biologis hewan dengan standar PSAK 69.

🐄 1. Sektor Peternakan (Umum)

  • Filosofi Aset Biologis: Pemahaman tentang transformasi biologis (Pertumbuhan & Produksi).
  • Recording Harian: Standar pencatatan mutasi populasi, nutrisi, dan kesehatan.
  • Valuasi Aset: Metode Model Biaya (Cost) dan Nilai Wajar (Fair Value).

PANDUAN UMUM: Untuk dasar pengelolaan peternakan, baca: Panduan Umum Peternakan (MANUAL_PETERNAKAN_UMUM.md).

🐓 2. Unit Ayam Petelur (Poultry)

  • Batch Management: Relasi 1:1 antara siklus produksi dan kandang fisik.
  • Otomasi Panen: Setiap recording hasil telur otomatis menjurnal pendapatan dan stok.
  • Analisa FCR: Pemantauan efisiensi pakan secara real-time.

PANDUAN KHUSUS: Untuk operasional teknis ayam petelur, baca: Manual Ayam Petelur (MANUAL_AYAM_PETELUR.md).

E. Modul Perikanan & Budidaya (Aquaculture)

Modul ini mengelola siklus hidup ikan (Ikan Nila, Lele, dll) dengan pendekatan intensif.

🐠 1. Manajemen Ikan Nila (Bio-Digital)

  • Hierarki 3 Tingkat: Pengelompokan aset berdasarkan Kawasan > Blok > Kolam.
  • IoT Monitoring: Pemantauan 7 parameter kualitas air (Suhu, pH, DO, Ammonia, dll).
  • Grading Otomatis: Penjadwalan sortir ikan per 2-3 minggu untuk optimalisasi pakan.
  • Master Control: Manajemen aset fisik kolam lengkap dengan dokumentasi foto dan volume teknis.

PANDUAN LENGKAP: Untuk detail teknis budidaya, baca: Manual Budidaya Ikan Nila (MANUAL_AQUACULTURE.md).

F. Modul Simpan Pinjam (USP)

Khusus unit simpan pinjam/koperasi.

  • Anggota: Database nasabah.
  • Pinjaman: Simulasi angsuran, pencatatan pencairan, dan pembayaran cicilan.

F. Strategic Intelligence (AI Center)

Modul otak buatan untuk membantu pengambilan keputusan strategis Direktur.

  • Ask BUMDes AI: Chatbot asisten strategis yang bisa diajak berdiskusi tentang laba, investasi, dan risiko bisnis berbasis data real-time.
  • Ecosystem Matrix: Perbandingan performa antar unit usaha (Siapa yang paling efisien? Siapa yang sedang turun?).
  • Inventory Forecasting: Prediksi otomatis kapan stok barang akan habis sehingga tidak terjadi kekosongan (Stock-out).
  • Livestock Anomaly Detection: Deteksi dini penyakit atau masalah kesehatan ternak berdasarkan data mortalitas dan intake pakan secara otomatis.

G. Supplier Relationship Management (SRM)

Manajemen kemitraan dengan pihak ketiga (pemasok).

  • Vendor Analytics: Pencatatan otomatis total belanja (Spend) per supplier.
  • Performance Score: Penilaian otomatis supplier berdasarkan keandalan pasokan dan histori transaksi.
  • Audit Log: Pencatatan setiap perubahan data supplier untuk mencegah fraud (kecurangan) dalam pengadaan barang.

H. Portal Transparansi Publik (e-Governing)

Halaman web terbuka yang bisa diakses masyarakat luas tanpa login.

  • Akses: Buka alamat website (cth: bumdes.desa.id/transparansi).
  • Data yang Ditampilkan:
    • Ringkasan Kas & Hasil Usaha (SHU) tahun berjalan.
    • Grafik Realisasi Pendapatan vs Beban.
    • Distribusi SHU (Pie Chart) sesuai konfigurasi desa.
    • Dokumen Publik (SK Pendirian, AD/ART, Laporan Tahunan yang sudah disahkan).
    • Berita, Galeri Foto, & Video Kegiatan unit usaha.
    • Galeri Aset: Foto real dan estimasi nilai aset BUMDes (Kendaraan, Bangunan, Alat).

🎛️ Fitur CMS (Content Management System) Baru

Admin dapat mengelola konten website dengan mudah seperti menulis di MS Word.

  1. Rich Text Editor (WYSIWYG):
    • Tulis berita dengan gaya (Bold/Italic/Heading).
    • Insert Gambar: Langsung upload foto dari komputer ke dalam artikel. (Mendukung Multi-Photo: Bisa masukkan 5, 10, atau lebih foto dalam satu berita).
    • Embed Video: Masukkan link YouTube, video klip langsung muncul (contoh: Lagu Desa). Bisa masukkan banyak video sekaligus.
  2. Manajemen Media:
    • Semua foto upload otomatis tersimpan di Cloud Storage yang aman.
    • Video terintegrasi dengan YouTube untuk menghemat bandwidth server.
  3. Live Preview: Lihat hasil tulisan secara real-time sebelum publish.
  4. Profil Unit Usaha:
    • Kelola deskripsi dan foto masing-masing unit usaha (Toko, Pertanian, dll).
    • Membantu masyarakat mengenal lebih dalam keahlian dan layanan tiap unit.
  • Cara Update Unit: Masuk Dashboard > Web CMS > Unit Usaha. Klik "Edit Profil Publik".
  • Cara Tulis Berita: Masuk Dashboard > Web CMS > Berita.
  • Cara Posting Dokumen: Masuk Dashboard > Web CMS > Dokumen Publik.

💬 Mengelola Interaksi & Aspirasi Publik (NEW)

Warga kini bisa berinteraksi langsung melalui website. Admin dapat mengelola pesan-pesan tersebut:

  1. Moderasi Komentar & Rating:
    • Buka menu Layanan Publik > Interaksi.
    • Di sini Admin bisa melihat semua komentar dan rating dari warga.
    • Aksi: Admin bisa membalas komentar atau menghapus komentar yang tidak pantas.
    • Gembok Komentar: Jika sebuah berita atau produk terlalu sensitif untuk didiskusikan, Admin bisa mematikan kolom komentar melalui pengaturan konten tersebut.
  2. Manajemen Aspirasi (Pesan Masuk):
    • Semua pesan dari formulir "Kontak Kami" masuk ke menu Layanan Publik > Pesan Aspirasi.
    • Admin dapat menandai pesan sebagai Sudah Dibaca atau Sedang Diproses.
    • Memberikan respon profesional terhadap setiap masukan warga.

I. Laporan Pajak Otomatis (Tax Compliance)

(Fitur Baru untuk Admin Keuangan)

Modul ini membantu Bendahara menghitung estimasi pajak terhutang setiap bulan.

1. Jenis Pajak yang Didukung:

  • PPh Final UMKM (PP 23): Tarif 0.5% dari Omzet Bruto.
  • PPN (11%): Jika BUMDes sudah PKP (Pengusaha Kena Pajak).
  • PPh 21 (Karyawan): Pajak penghasilan atas gaji karyawan tetap.

2. Cara Menggunakan:

  1. Masuk ke menu Keuangan > Laporan Pajak.
  2. Pilih Bulan dan Tahun.
  3. Klik tombol "Hitung Ulang Pajak".
  4. Sistem akan melakukan scanning otomatis:
    • Cek semua penjualan bulan itu -> Hitung UMKM & PPN.
    • Cek data Payroll bulan itu -> Hitung PPh 21.
  5. Review angka di tabel rincian transaksi.
  6. Jika sudah dibayar ke Kas Negara/Bank Persepsi, klik tombol "Bayar" untuk mengubah status menjadi PAID.

J. Pusat Edukasi (Literasi BUMDes)

Warga dapat mempelajari tata kelola BUMDes secara mandiri melalui halaman Edukasi.

  • Akses: Buka web publik > Menu Edukasi.
  • Isi: Penjelasan Tupoksi (Penasihat, Pelaksana, Pengawas) dan Landasan Hukum.

K. Laporan Khusus Musdes (Executive Summary)

Fitur visualisasi untuk kepentingan rapat tahunan/Musyawarah Desa.

  • Akses: Dashboard > Keuangan > Analisa SHU > Laporan Musdes.
  • Fitur:
    • Ringkasan Aset, Laba, dan PADes dalam satu layar.
    • Proyeksi pembagiah SHU berbasis konfigurasi Permendesa 3/2021.
    • Mode Presentasi: Mengubah tampilan menjadi lebih kontras dan besar, cocok untuk proyektor.

💡 4. Skenario Penggunaan (How-To)#

Kasus 1: Memulai Usaha Baru (Setup Awal)

  1. Super Admin membuat "Unit Usaha Baru" di menu Pengaturan.
  2. Super Admin membuat akun user untuk "Kepala Unit" tersebut.
  3. Kepala Unit login, lalu input data "Produk" dan "Stok Awal".

Kasus 2: Transaksi Penjualan Harian

  1. Kasir login dan masuk menu POS.
  2. Kasir scan barang belanjaan warga.
  3. Kasir terima uang, klik "Bayar".
  4. Sistem Otomatis:
    • Kurangi stok barang.
    • Catat uang masuk ke "Kas Toko".
    • Catat pendapatan penjualan di Laba Rugi.

Kasus 3: Belanja Stok (Kulakan)

  1. Admin Unit belanja barang ke pasar/supplier.
  2. Masuk menu Inventori -> Pembelian/Stok Masuk.
  3. Input barang apa saja yang dibeli dan total harganya.
  4. Sistem Otomatis:
    • Tambah stok barang.
    • Kurangi "Kas Toko" (jika tunai) atau tambah "Hutang Usaha" (jika bon).

Kasus 4: Tutup Buku Bulan/Tahun (Automated Closing)

  1. Admin Keuangan masuk ke menu Keuangan → Tutup Buku.
  2. Sistem melakukan Pre-check otomatis (Mengecek jika ada jurnal draft yang belum di-posting).
  3. Klik "Gasspoll Automation".
  4. Sistem Otomatis (Sequential Process):
    • Pre-check: Memastikan tidak ada jurnal status "Draft" dan semua jurnal sudah memiliki "Unit Usaha" yang jelas.
    • Depresiasi: Menghitung & menjurnal Penyusutan Aset Tetap (Fixed Asset Depreciation) bulan tersebut.
    • Closing Journals: Menutup seluruh akun nominal (Transfer Pendapatan & Beban ke Laba Ditahan).
    • Integrity Lock: Mengunci transaksi pada periode tersebut agar data tidak bisa diubah/dihapus secara ilegal.
  5. Cetak Laporan Keuangan final.

🛠️ 5. Troubleshooting (Masalah Umum)#

  • Q: Stok di komputer beda dengan di rak?

    • A: Lakukan "Stok Opname" di menu Inventori. Sistem akan menyesuaikan stok komputer dan mencatat selisihnya sebagai "Biaya Barang Hilang/Rusak" secara otomatis.

  • Q: Laporan Neraca tidak seimbang (Unbalanced)?

    • A: Sistem didesain agar selalu seimbang (Double Entry). Jika tidak seimbang, hubungi IT Support untuk audit database jurnal.

  • Q: Tidak bisa login?

    • A: Hubungi Super Admin untuk reset password atau cek apakah akun dinonaktifkan.

Dokumen ini hidup dan akan terus diperbarui seiring perkembangan fitur aplikasi.

Kembali ke Daftar Panduan
BerandaKatalogProfil